Dzierżawa kopiarek, wynajem drukarek, outsourcing druku dla małych i dużych “Gwarancja taniego druku”
Bez korzystania z nowoczesnych technologii firma nie może być ani rentowna, ani wystarczająco konkurencyjna
Koszty związane z eksploatacją urządzeń biurowych są istotnym elementem budżetu firmy, niezależnie od jej wielkości. Zakup nowoczesnych urządzeń biurowych to niemały wydatek, ale należy pamiętać, że niska cena urządzenia wynika głównie z jego niskiej jakości, co skutkuje wysokimi kosztami eksploatacji.
Kupując drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, warto zwrócić uwagę na całkowity koszt zakupu (Total Cost of Ownership – TCO), a nie tylko cenę samego urządzenia. Bardzo często okazuje się bowiem, że koszty wymiany materiałów eksploatacyjnych, serwisu czy napraw w krótkim czasie znacznie przewyższają cenę zakupu samych urządzeń. Zasada TCO obowiązuje niezależnie od tego, czy jest to drukarka nabiurkowa, urządzenie wielkoformatowe czy urządzenie wielofunkcyjne przeznaczone do obsługi większych nakładów i dużej grupy użytkowników.
TCO uwzględnia nie tylko cenę drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, ale również koszty eksploatacyjne, serwis drukarek oraz często niedoceniany czynnik, jakim jest pobór energii. W obecnych czasach efektywne wykorzystanie i niskie zużycie energii ma coraz większe znaczenie. Dlatego warto zwracać uwagę nie tylko na pobór energii podczas pracy, ale także w trybie czuwania czy podczas wybudzania urządzenia. TCO to także koszty związanie z recyklingiem urządzenia.
Redukcja kosztów druku
Według badań analityków ponad połowa firm w ogóle nie kontroluje kosztów druku. Tymczasem rocznie można w tym obszarze zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika. Poza tym analitycy rynku IT wskazują, że co roku liczba dokumentów w formie papierowej rośnie 18–21%. Fakt ten przemawia również za wprowadzaniem aplikacji do kontroli wykorzystania sprzętu drukującego. Jednocześnie coraz więcej biznesowych raportów, analiz czy umów ma postać elektroniczną. Do ich archiwizowania, katalogowania, indeksowania i współdzielenia firmy mogą używać systemu VARIO, który dostarcza DocuSoft, spółka z Grupy Arcus. Większość zadań w tym systemie wykonywanych jest automatycznie. Obsługujący go pracownicy jedynie uzupełniają dane. VARIO minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru i magazynowaniem.
Na początku audyt
W wielu przedsiębiorstwach brakuje kontroli nad codziennymi procesami drukowania, dlatego prostym sposobem ograniczenia liczby wydruków jest wprowadzenie systemu kontroli druku. Na początku warto przeprowadzić audyt druku, który jest najprostszym sposobem na obniżenie kosztów przetwarzania dokumentów. W czasie jego trwania zbierane są i analizowane informacje na temat wykorzystywanej infrastruktury urządzeń drukujących, stanu technicznego, wolumenu wydruku i realizowanych funkcji. Audyt zapewnia identyfikację obszarów, w których można wprowadzić oszczędności.
Przykładem nieefektywnego wykorzystania funkcji drukowania jest udostępnienie użytkownikom nabiurkowych drukarek przeznaczonych dla pojedynczych osób lub niewielkich grup roboczych o niskim średniomiesięcznym wolumenie druku. W takich przypadkach stosuje się systemy centralnego wydruku z funkcją autoryzacji użytkownika, z zarządzaniem uprawnieniami (np. uprawnienia do wydruku kolorowego). Kolejnym niezmiernie istotnym elementem jest standaryzacja parku maszynowego w celu ograniczenia różnorodności materiałów eksploatacyjnych.
Można również wprowadzić system rozliczania wydruków i personalnej autoryzacji dostępu do urządzeń. Efekt wdrożenia tego prostego rozwiązania może być widoczny już po kilku tygodniach, a średni spadek kosztów wydruków może osiągnąć 30–40%. Na przykład drukarki z biznesowej linii Kyocery w standardzie oferują opcję kodów departamentowych. Oznacza to, że w każdej drukarce można przypisać unikalne kody 100 różnym użytkownikom. Dzięki temu łatwo stworzyć system pozwalający określić, którzy użytkownicy korzystają z urządzenia i np. drukują najwięcej.
Z kolei zaawansowany system MyQ oferowany w ramach usługi Arcus Kyocera MDS [MDS – Managed Document Services, w odróżnieniu od MPS – Managed Print Services i OPS – Optimized Print Services – przyp. red.] poza kontrolą kosztów wydruku i rejestracji rodzaju generowanych dokumentów zapewnia m.in.: wymuszanie wydruku dwustronnego, przekierowanie pracy powyżej określonej liczby stron na urządzenie tańsze w eksploatacji, wymuszenie wydruku monochromatycznego dla materiałów drukowanych (np. z Internetu) czy wybór rodzaju działania do wykonania na panelu urządzenia. Ważną cechą takich systemów jest uczenie użytkowników stosowania określonej polityki i kultury przetwarzania dokumentów.
Outsourcing druku
Aby zarządzanie flotą drukującą przebiegało bezawaryjnie, nie powodując przy tym przestojów w funkcjonowaniu niezbędnych działów przedsiębiorstwa, warto zainwestować w profesjonalną usługę – outsourcing druku. Dzięki niej można uniknąć m.in. wszelkich kosztów związanych z ciągłym niedoborem podstawowych narzędzi potrzebnych do druku, złą jakością materiałów czy nagminnymi awariami sprzętu.
W skład usługi outsourcingu wchodzą: zarządzanie flotą urządzeń, zarządzanie kosztem druku, zarządzanie efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej, zarządzanie bezpieczeństwem informacji drukowanej.
Dzierżawa urządzeń drukujących
Dzierżawa sprzętu gwarantuje stałe koszty utrzymania urządzeń i pozwala na niezwykle precyzyjne określenie wydatków z tym związanych w dłuższym czasie. Klient może również ustalić ilość wykonywanych kopii w danym okresie rozliczeniowym, a tym samym dokładnie oszacować koszty. Niezwykle istotnym argumentem dla firm jest możliwość finansowania dzierżawy z bieżących środków obrotowych. Niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie nie narusza płynności finansowej podmiotu (cash flow), umożliwia rozwój i nawet w niesprzyjających warunkach nie stanowi nadmiernego obciążenia.
Modele dzierżawionych urządzeń dobierane są w oparciu o planowane nakłady miesięczne oraz realne wykorzystanie wyposażenia dodatkowego. Na przykład oferta dzierżawy firmy Arcus dotyczy praktycznie całego asortymentu urządzeń biurowych, od drukarek laserowych i rozbudowanych urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej firmy Kyocera Document Solutions, które są znane z niskich kosztów użytkowania i wysokiej wydajności oraz trwałości przez zaawansowane systemy wysyłki korespondencji masowej po oprogramowanie służące do zarządzania obiegiem dokumentów.
Łukasz Rumowski
dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus SA
Planowanie zakupu sprzętu drukującego należy zacząć od dokładnego określenia potrzeb. Pierwszym krokiem jest zatem określenie, czy celem naszych poszukiwań jest oszczędna drukarka, czy wydajne urządzenie wielofunkcyjne – MFP. Zakup MFP stwarza dużo większe możliwości użytkowania i jest tańszy niż kupno drukarki oraz skanera oddzielnie. W przypadku urządzeń Kyocera cena zakupu wynika z dużo wyższej trwałości i żywotności sprzętu. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera wyposażone w bęben ceramiczny są bardziej trwałe oraz wydajne od klasycznych.
Adam Koselnik
specjalista ds. projektów IT CE w Danone Polska
Od trzech lat mamy w Danone nowoczesny system pozwalający efektywnie zarządzać urządzeniami biurowymi i ograniczać koszty pracy. Efektywność i oszczędności nie są w naszym przypadku bez znaczenia, jeśli uświadomimy sobie, że w Danone z urządzeń biurowych korzysta ponad 1400 osób. W 2011 r. wdrożyliśmy nowy system, który pozwolił ograniczyć liczbę urządzeń i zarządzać nimi centralnie z uwzględnieniem jednolitego serwisu, zarówno w przypadku ewentualnych awarii, jak i zakupu materiałów eksploatacyjnych. Wdrożenie przyniosło duże oszczędności. Danone płaci za wynajem urządzeń i ponosi koszty wydruków, zatem nie ponosi kosztów tonerów i serwisu, które wliczone są w koszt wydruku. Kontrakt wiąże nas z tym systemem na pięć lat. Szacujemy, że system pomoże nam zaoszczędzić około 100 tys. zł rocznie. Dodatkowo nasi użytkownicy zyskali możliwość swobodnego korzystania ze wszystkich urządzeń drukujących znajdujących się w biurze. Dzięki wprowadzeniu opcji wydruku podążającego w przypadku awarii jednego z urządzeń pracownik może podejść do innego sprawnego urządzenia i wykonać wydruk lub kopie dokumentów. Co więcej, do tej pory nie mieliśmy pełnego obrazu, ile nasi pracownicy drukują i jakie wynikają z tego koszty. Obecnie dzięki autoryzacji przez karty dostępowe i kody PIN możemy właściwie zarządzać pracą urządzeń biurowych, ale też związanymi z nią kosztami. Wdrożony system w pełni spełnia nasze oczekiwania. Przed jego instalacją dokładnie określiliśmy nasze wymagania, a wyłoniony w ramach przetargu dostawca zaoferował nam system optymalny kosztowo.
10–40% można zredukować koszty druku w dużym przedsiębiorstwie po przejściu na dzierżawę druku. W przypadku MSP oszczędności sięgają ok. 30%
12–18 miesięcy – po takim czasie inwestycja we wdrożenie systemu kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów się zwraca i firma zarabia na redukcji kosztów druku
5–15% przychodów dużych firm stanowią koszty związane z obiegiem i produkcją dokumentów oraz zarządzaniem nimi
11 mln ryz papieru formatu A4 zużywają miesięcznie polskie firmy (wg raportu KPMG)
19 razy powielany jest średnio jeden dokument w firmie (wg IDC)
Źródło: IT NEWS Polska