Jak obniżyć koszty druku
Odpowiednie do zadań typy drukarek, określenie kosztów ich używania, odpowiednia konfiguracja drukarek laserowych, dzierżawa urządzeń drukujących — to sposoby na obniżenie kosztów biura
Wydruk ważnych dokumentów: rozliczeń, faktur, zamówień to jeden z podstawowych warunków prowadzenia działalności gospodarczej.
Decyzja o zakupie urządzenia drukującego musi być jednak podjęta po dokładnej analizie potrzeb i możliwego wykorzystania w firmie. Bowiem nawet profesjonalna drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne niedopasowane do potrzeb firmy albo użytkownika oznaczają wymierne straty finansowe.
Rynek urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych, czyli drukarek zintegrowanych z kopiarkami i skanerami, z grubsza dzieli się na dwa wielkie podrynki: rozrastający się segment urządzeń laserowych, monochromatycznych i kolorowych oraz powoli kurczący się segment wielofunkcyjnych urządzeń atramentowych. W przypadku mikrofirm, działalności gospodarczej, małych firm rodzinnych i takich, gdzie nie obrabia się i nie drukuje dużych plików graficznych, tylko raczej dokumenty, zamówienia i faktury w liczbie kilkudziesięciu miesięcznie stosunkowo najlepsze będą urządzenia wielofunkcyjne zawierające drukarkę atramentową (same drukarki atramentowe spotyka się coraz rzadziej). Drukarki laserowe monochromatyczne sprawdzają się, gdy wydruków jest bardzo wiele — w większych, gdzie pracują jako drukarki sieciowe. Z kolei laserowe drukarki kolorowe najlepsze są tam, gdzie praca z klientem oznacza drukowanie plików graficznych — i to niezależnie od wielkości firmy.
Ważnym parametrem, który wiele mówi o kosztach eksploatacji, jest TCO (Total Cost of Ownership — całkowity koszt posiadania). Obejmuje nie tylko cenę urządzenia, ale także jego serwisu, koszty pracy i utrzymania. W przypadku drukarek najlepszym parametrem jest włączony do TCO koszt wydruku pojedynczej strony, pokazujący nie tylko cenę urządzenia, ale i materiałów eksploatacyjnych. Dla najtańszych urządzeń atramentowych jest on wysoki, wynosi ponad 20 gr za wydruk A4, podczas gdy droższa w zakupie drukarka laserowa, np. Kyocera FS-2100DN daje koszt 3 gr za wydruk A4, zaś dla modelu Kyocera FS-4200DN jest to nawet 1,5 gr za stronę A4.
Laserowe najwydajniejsze
Magazyn „PCWorld” porównał koszty użytkowania drukarek z różnych segmentów. Wśród tanich drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wybrano dwa modele firmy Canon. Są to standardowe modele podłączane do PC poprzez interfejs USB 2.0 pozbawione interfejsów sieciowych i drukujące w rozdzielczości 4800 x 600 pikseli na arkuszach do formatu A4. Wkłady atramentowe do nich kosztowały 51 zł (czarne) i od 55 zł (kolorowe). Wkłady o podwyższonej ilości atramentu — XL — to już wydatek 170 zł. Przy drukowaniu różnych typów plików wydajność różni się od wykazywanej przez producenta, wynoszącej 180 stron na zasobnik — może spaść nawet o 40 proc. Drukarka ekonomiczna laserowa i kolorowa Samsunga kosztuje 350 zł, atramenty od 110 zł za pojedynczy kolor, a 110 zł toner czarny, ale i wydajność jest wyższa — do 1500 stron. Jednak kalkulację burzy konieczność wymiany drogiego bębna drukującego,który nawet dla tanich drukarek kolorowych kosztuje około 420 zł.
Najtańsze w eksploatacji, jeśli ma ona obejmować wydruk plików różnego typu, są drukarki laserowe „z wyższej półki” — monochromatyczne i kolorowe za 1300-2200 zł, np. Kyocera Ecosys P6026CDN. Drukarki z tego segmentu cenowego mają bowiem wiele funkcji, których nie zawierają tańsze modele. Chodzi o szybkość druku dochodzącą do 50 str./min, automatyczny wydruk dwustronny (duplekser), interfejs sieciowy, a coraz częściej także interfejs Wi-Fi. Maksymalne obciążenie tych drukarek może dojść nawet do 200 tys. stron, a obciążenie zalecane wynosi do 20 tys. stron. Wysoka jest wydajność materiałów eksploatacyjnych: pojemniki z tonerem pozwalają na wydruk 6000-10 000 stron, zaś wersje o większej ilości toneru umożliwiają wydruk nawet do 30 000 stron.
Niektóre z tych urządzeń można też rozbudować, np. do drukarek Kyocera można dokupić dodatkowe pojemniki i w ten sposób ze standardowych 500 stron zwiększyć ich możliwość drukowania do 2000-3000 stron.
Niektóre modele można także rozbudować o pamięć flash czy dysk twardy, co umożliwia przechowywanie dokumentów i tzw. wydruk bezpieczny.
Rozważ dzierżawę
Typowym rozwiązaniem w drukarkach tego segmentu, jak choćby w Kyocera Ecosys P6026CDN, jest tzw. tryb Eco. Uaktywnia się go z poziomu oprogramowania konfiguracyjnego drukarki lub nawet jej panelu sterującego.
Pozwala znacznie zmniejszyć zużycie tonera kosztem pogorszenia się jakości wydruku, dlatego nadaje się do drukowania dokumentów. Umożliwia także oszczędność energii elektrycznej — nieużywana drukarka przechodzi w stan uśpienia.
Drukarka biurowa pozwala zaoszczedzić, jeśli ma moduł drukowania dwustronnego. Pozwala na automatyczny wydruk po obu stronach kartki. Inne możliwości to zainstalowanie na PC oprogramowania wycinającego zbędne elementy graficzne stron internetowych na wydruku oraz, przy użytkowaniu sieciowym, instalacja modułu kontroli, który poprzez konieczność autoryzacji numerem PIN przyporządkowanym użytkownikowi pozwala określić, ile pracownik drukuje stron.
Sposobem na zmniejszenie kosztów wydruku jest także dzierżawa sprzętu biurowego. Drukarka do biura nie jest wtedy kupowana przez firmę, lecz wynajmowana od dostawcy za comiesięczny abonament. Taką usługę oferuje firma Arcus dysponująca niemal całym asortymentem urządzeń biurowych — od drukarek po zaawansowane laserowe urządzenia wielofunkcyjne japońskiej marki Kyocera.
Opłata za dzierżawę jest kosztem uzyskania przychodu, co obniża podatek dochodowy. Zdecydowaną zaletą takiej formy korzystania z urządzeń biurowych jest przeniesienie odpowiedzialności za nie na dostawcę usługi. Ponosi on też koszty amortyzacji i ubezpieczenia. Zespół specjalistów z firmy Arcus dba zarówno o dostawę tonerów, bębnów, materiałów eksploatacyjnych, jak i o ich wymianę, serwis i utrzymanie urządzeń, np. aktualizację oprogramowania. A w razie awarii dostarcza także urządzenia zastępcze.
Źródło: Puls Biznesu, Firmowe koszty pod kontrolą, 8.10.2014