Zarządzanie dokumentem

Systemy zarządzania dokumentacją pozwalają na zwiększenie efektywności pracy przedsiębiorstwa. Uzależnione jest to od wyboru określonych technik i skuteczności ich wdrażania. W naszej ofercie znajduje się szeroki zakres narzędzi oraz proponowanych usług.

System zarządzania dokumentacją

System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) to szeroki zbiór technik i narzędzi, które poprawiają efektywność przetwarzania dokumentów w różnej formie. Innowacyjne rozwiązania z tego zakresu cieszą się coraz większą popularnością oraz zaufaniem użytkowników, tym bardziej że występują w niemal każdej branży, wliczając w to m.in. sektor finansowy, ubezpieczeniowy, telekomunikacyjny, pocztowy czy administracyjny.

Warto też zauważyć, że systemy zarządzania dokumentami odnoszą się do właściwie wszystkich typów dokumentacji, począwszy od wewnętrznych obszarów funkcjonalnych organizacji, po dokumentację zewnętrzną, taką jak zamówienia od klientów czy faktury.

Efektywne zarządzanie dokumentacją to same korzyści

Korzystanie z odpowiednio dobranych metod i technik zarządzania dokumentacją jest kluczowe dla powodzenia tego typu procesów. W naszej ofercie znajdują się różnorodne rozwiązania pozwalające m.in. na dokonanie szczegółowej analizy przebiegu procesu planowania strategicznego.

Zależnie od potrzeb klienta oraz jego wymagań dostarczane narzędzia pozwalają m.in. na gromadzenie, udostępnianie czy wyszukiwanie różnego typu dokumentów firmowych oraz dokumentacji przychodzącej do firmy od podmiotów zewnętrznych. Ponadto możliwe jest precyzyjne wyszukiwanie określonych dokumentów i fraz, zapis dokumentów w określonych systemach czy skanowanie dokumentów.

Wśród wielu możliwych funkcji, które podlegają udoskonaleniu, co z kolei prowadzi do zwiększenia efektywności pracy biurowej przedsiębiorstwa, warto wspomnieć o:

• rejestrowaniu dokumentacji,
• klasyfikowaniu dokumentów,
• zarządzaniu obiegami,
• zarządzaniu wersjami,
• porządkowaniu dokumentacji,
• archiwizacji,
• powiadomieniach osobistych lub grupowych np. o dokonanych zmianach,
• monitorowaniu folderów i plików,
• wielu operacjach innego typu.

Oferowane przez naszą firmę rozwiązania mają na celu szeroko rozumiane zwiększenie wydajności operacji związanych z dokumentami firmowymi. W zasób tych działań wpisuje się m.in.:

• usprawnienie gromadzenia i wyszukiwania dokumentów różnego typu,
• przyspieszenie obsługi przepływu dokumentów między różnymi pracownikami i działami,
• usprawnienie obsługi faktur elektronicznych i skanowanych,
• usprawnienie i uporządkowanie operacji w ramach zdefiniowanych obiegów,
• ujednolicenie i ustandaryzowanie poszczególnych kanałów obsługi.

W efekcie oferowanych przez nas działań firmy wdrażające proponowane technologie zgodnie z zaleceniami osiągają wiele korzyści, takich jak choćby:

• obniżenie kosztów druku dokumentów,
• usprawnienie procesów raportowych,
• zdalne monitorowanie stanu urządzeń,
• przyspieszenie skanowania, drukowania i innych procesów,
• możliwość analizy ilościowej i jakościowej produkowanych dokumentów oraz posiadanych urządzeń.

Oczywiście wszystkie detale uzależnione są od profilu firmy i zastosowanych rozwiązań. W naszej ofercie dostępne są różnorodne narzędzia pozwalające na usprawnienie systemu zarządzania dokumentacją, które nierzadko okazują się ważnym czynnikiem poprawiającym funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

Choć ten element pracy firmy często bywa deprecjonowany, nie wolno zapominać, że diabeł tkwi w szczegółach, a zaoszczędzone w ten sposób środki można zainwestować np. w rozwój marki na rynku.