Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Zarządzanie dokumentem to zbiór procesów i technologii służących do tworzenia, skanowania, przechowywania, wyszukiwania, udostępniania, archiwizacji oraz bezpiecznego przetwarzania dokumentów papierowych i elektronicznych. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami pozwalają ograniczyć pracę manualną, przyspieszyć obieg informacji, zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz obniżyć koszty związane z obsługą dokumentacji.
System DMS (Document Management System) odpowiada przede wszystkim za przechowywanie, organizację, wyszukiwanie i wersjonowanie dokumentów.
System Workflow lub elektroniczny obieg dokumentów zarządza procesem ich akceptacji, przekazywania pomiędzy pracownikami, kontrolą terminów oraz realizacją zadań. W praktyce nowoczesne rozwiązania łączą obie funkcjonalności w jednym środowisku.
Digitalizację najlepiej rozpocząć od analizy obecnych procesów oraz określenia dokumentów, które generują największe koszty lub wymagają najwięcej pracy administracyjnej.
Następnie wdrażane są rozwiązania umożliwiające:
- skanowanie dokumentów,
- rozpoznawanie treści (OCR),
- automatyczną klasyfikację,
- elektroniczne repozytorium,
- workflow,
- integrację z systemami ERP, CRM lub EZD.
Takie podejście pozwala stopniowo przejść od dokumentów papierowych do cyfrowego zarządzania informacją.
Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje typ dokumentu, odczytuje dane z faktur, umów lub formularzy, klasyfikuje dokumenty oraz przekazuje je do odpowiednich procesów biznesowych. Dzięki AI organizacje ograniczają ręczne przepisywanie danych, przyspieszają obsługę dokumentów oraz zmniejszają liczbę błędów.
Tak. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami mogą integrować się z systemami ERP, CRM, Microsoft 365, SharePoint, Active Directory, systemami księgowymi, EZD RP oraz innymi aplikacjami wykorzystywanymi w organizacji.
Integracja pozwala uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych i usprawnia przepływ informacji pomiędzy systemami.
Nowoczesne rozwiązania umożliwiają kontrolę dostępu do dokumentów, rejestrowanie operacji wykonywanych przez użytkowników, szyfrowanie danych, bezpieczne udostępnianie dokumentów oraz zgodność z wymaganiami RODO i wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa. Dzięki temu organizacja zmniejsza ryzyko wycieku informacji oraz utraty dokumentacji.
Najczęściej osiągane korzyści to:
- krótszy czas wyszukiwania dokumentów,
- automatyzacja procesów administracyjnych,
- niższe koszty obsługi dokumentacji,
- ograniczenie papierowego obiegu dokumentów,
- większa kontrola nad procesami,
- szybsza obsługa klientów,
- lepsza zgodność z wymaganiami prawnymi,
- łatwiejsze raportowanie i audyt.
Systemy zarządzania dokumentami sprawdzają się zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych organizacjach oraz instytucjach publicznych.
Arcus od 1987 r. wspiera organizacje w cyfryzacji procesów biznesowych oraz zarządzaniu dokumentami. Oferta obejmuje analizę procesów, digitalizację dokumentów, elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie wydrukiem, automatyzację procesów, rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję oraz integrację z istniejącymi systemami IT. Dzięki temu organizacje mogą wdrożyć spójne środowisko do zarządzania dokumentacją dostosowane do swoich potrzeb.