Przygotuj swoją firmę na dużą ilość dokumentów nie tracąc przy tym wydajności i likwidując potencjalne błędy i oszczędzając cenny czas.
 

W momencie rozrostu działalności, firmy zaczynają generować dużą ilość dokumentów. Ich efektywne zarządzanie to czasem duży problem, a ryzyko utraty panowania nad dokumentacją stale rośnie. Jak można poradzić sobie z problemem dużej ilości dokumentów w firmie? Odpowiedzią jest system do zarządzania obiegiem dokumentów. 

 

Vario – efektywne zarządzanie dokumentami 

Vario jestem system zarządzania informacjami i ich obiegiem. Umożliwia wytwarzanie, gromadzenie, porządkowanie i zespołowe wykorzystanie dokumentów w różnych formatach i niezależnie od czasu ich wytworzenia. Co Vario umożliwia użytkownikom? 

 

Zarządzanie procesami (workflow) 

Vario daje możliwość pełnego zarządzania procesami, postępami prac i pełne zarządzanie dokumentem, na przykład fakturą. 

  • możliwość modelowania procesów w graficznym kreatorze 
  • wersjonowanie procesów, procesy współbieżne 
  • możliwość ustalenia dowolnych warunków adresacji i wyświetlania 
  • powiązanie faktur z zamówieniem, wieloma zamówieniami lub ich częścią 
  • automatyzacja i wizualizacja obiegu 
  • eksport danych do systemów ERP
     

System usprawniający elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

System Vario daje możliwość pełnego zarządzania dokumentem, co daje możliwość pełnej digitalizacji tych procesów. 

  • Vario umożliwia dostęp do dokumentów zgodnie z systemem autoryzacji i uprawnień  
  • możliwość wykonywania operacji zależnie od statusu i wersji dokumentu  
  • ewidencjonowanie dokumentów określonego typu w rejestrach gromadzących określony typ dokumentu  
  • możliwość określania minimalnej/maksymalnej liczby dokumentów w rejestrze 
  • wersjonowanie dokumentów 
  • kategoryzacja dokumentów
     

Zarządzanie projektem 

Nowoczesna firma powinna gwarantować płynny przepływ informacji i digitalizację procesów zarządzania projektami, ponieważ wpływa to bezpośrednio na efektywność pracy. 

  • wzorce projektowe  
  • wielowymiarowe i wielopostaciowe gromadzenie danych  
  • możliwość dzielenia projektu na etapy, podetapy, zadania 
  • wizualizacja projektów na wykresie Gantta  
  • budżetowanie projektów  
  • ewidencja przychodów i kosztów projektu
     

Korespondencja i analizy 

System do obiegiem dokumentów Vario umożliwia również dostęp do analiz oraz efektywne zarządzanie korespondencją; rejestracja dokumentów, obsługa korespondencji tradycyjnej i maili, możliwość przesyłania oraz dekretowania korespondencji. 

System Vario oferuje wiele możliwości i dopasowuje się do potrzeb użytkownika, polecamy więc skontaktować się z naszym konsultantem, który chętnie udzieli odpowiedzi na nurtujące pytania. 

Kontakt