Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)

Każda firma w trakcie swojej działalności realizuje wiele procesów, które wiążą się z koniecznością sporządzania i przyjmowania różnego rodzaju dokumentów. W efekcie zarówno ich obsługa, jak i ewentualne odszukiwanie może zajmować znaczne ilości czasu. Rozwiązaniem tego problemu może być jednak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Na czym to polega? Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów (EOD)?

Elektroniczny obieg dokumentów (z ang. Document Managment System) to określenie odnoszące się do systemu informatycznego służącego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów, działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow. Na czym zatem w praktyce polega elektroniczny system obiegu dokumentów? Otóż, istotne w tym przypadku jest to, że zgodnie z tym co wspomniano we wstępie każda firma tworzy, otrzymuje, oraz obsługuje liczne dokumenty, których przykładem mogą być umowy, faktury, pisma urzędowe, czy dokumentacja pracownicza. W efekcie tradycyjny obieg dokumentów polegający na przekazywaniu, katalogowaniu i archiwizowaniu może stanowić ograniczenie, ponieważ jest nie tylko czasochłonny, ale również wymagający. Rozwiązaniem może być elektroniczny system obiegu dokumentów, który jest realizowany w oparciu o określone procedury. Dokumenty są bowiem w tym przypadku ewidencjonowane i przechowywane w wersji cyfrowej, a zarządzanie nimi odbywa się z poziomu dedykowanego programu, co przyspiesza i ułatwia ich obsługę.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, którego wdrożenie powinna poprzedzić analiza potrzeb. Nowoczesny system obiegu dokumentów można bowiem do nich dopasować, dzięki czemu może on obejmować nie tylko obieg faktur, ale również przepływ dokumentów pracowniczych, czy różnego rodzaju wniosków. Wybierając system elektronicznego obiegu dokumentów należy również zwrócić uwagę na możliwość zintegrowania go z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie, co pozwoli zoptymalizować wiele różnych procesów. Po zakończonym procesie wdrożenia należy oczywiście przeszkolić pracowników z korzystania z systemu, dzięki czemu elektroniczny obieg dokumentów nie będzie stanowił dla nich tajemnicy i problemu. Co więcej, zdecydowanie ułatwi ich pracę, a co za tym idzie podniesie wydajność. Szkolenie pracowników i współpraca z nimi jest istotna na etapie wdrożenia, ponieważ pozwala to dopasować system obiegu dokumentów do ich sugestii oraz stworzyć rozwiązania pod konkretne problemy, które występują na co dzień.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy?

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które nie jest obecnie obowiązkowe, jednak już teraz warto zastanowić się nad jego wdrożeniem w firmie. Przemawiają za tym nie tylko liczne korzyści, ale również fakt, że korzystanie z podobnych rozwiązań (w określonym zakresie) coraz częściej jest wymagane przez przepisy prawa. Przykładem może być korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, które będzie obligatoryjne od stycznia przyszłego roku. W efekcie chcąc już teraz przekonać się o korzyściach płynących z takiego rozwiązania warto wdrożyć system EOD, co pozwoli nie tylko usprawnić obieg faktur kosztowych, ale również przyspieszyć procesy związane z obsługą innej dokumentacji. Cyfrowa transformacja biznesu sprawia bowiem, że z czasem stanie się to nie tyle standardem, co nawet obowiązkiem.

Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów sprawdza się w różnych sytuacjach. Przykładem może być przyjęcie faktury od kontrahenta, która po zeskanowaniu trafia do systemu. Następnie zostaje automatycznie przekazana do osoby odpowiedzialnej za jej zatwierdzenie, po czym następuje jej automatyczna dekretacja oraz wysyłka przelewu. Innym przykładem może być wniosek pracownika o urlop, który jest wysyłany w systemie do przełożonego, który może go w dowolnej chwili zaakceptować.

Jakie są różnice między EOD a EZD?

System elektronicznego obiegu dokumentów to nie jedyne rozwiązanie usprawniające przepływ dokumentacji w firmie. Istnieje bowiem również EZD, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Czym różnią się oba rozwiązania? Otóż, mogą wydawać się one podobne, jednak elektroniczny obieg dokumentów kładzie nacisk przede wszystkim na przyspieszenie ich obiegu oraz automatyzację procesów. EZD skupia się natomiast na zarządzaniu dokumentacją, czego przykładem może być możliwość przydzielania obsługi konkretnych spraw do danej osoby.

Podsumowanie

Podsumowując należy stwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które pozwala zoptymalizować wiele firmowych procesów. Automatyzacja umożliwia uwolnienie zasobów firmy, co przekłada się na większe możliwości rozwoju oraz zyskanie przewagi nad konkurencją. Wdrożenie EOD może być zatem krokiem pozwalającym wznieść firmę na jeszcze wyższy poziom.