OCR – co to jest i jak działa?

Cyfryzacja biznesu sprawia, że coraz więcej dokumentów jest obsługiwanych w wersji elektronicznej. Wymaga to oczywiście ich wprowadzenia do odpowiedniego systemu, co zazwyczaj polega na skanowaniu. Ułatwia to OCR, czyli technologia optycznego rozpoznawania tekstu. Na czym dokładnie polega? Jakie jest zastosowanie OCR? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Co to jest OCR i do czego służy?

Technologia OCR to rozwiązanie, z którego korzysta wiele firm. Nadal jednak nie każdy wie to, na czym ona dokładnie polega, co potwierdza popularność wyszukiwania w Internecie hasła: OCR co to. W związku z tym warto mieć świadomość, że optyczne rozpoznawanie znaków (z ang. Optical Character Recognition) to technologia polegająca na automatycznym rozpoznawaniu znaków w plikach graficznych, drukowanych, a także na dokumentach zapisanych ręcznie. W efekcie znacznie ułatwia ich skanowanie i cyfryzację usprawniając tym samym czynności biurowe w firmie.

Do czego służy oprogramowanie OCR? Otóż, w dużym skrócie pozwala ono przekonwertować zeskanowany obraz na tekst, który będzie rozpoznawalny dla komputera. W efekcie możliwa będzie jego edycja dokładnie na takich samych zasadach, jakby był to dokument przygotowywany komputerowo. Optyczne rozpoznawanie dokumentów ułatwia zatem ich cyfryzację, a dokładność odczytu skanowanych plików można zwiększyć dzięki zastosowaniu gotowych formularzy i szablonów, czy specjalnych rodzajów pisma.

Gdzie można wykorzystywać OCR?

Program OCR to rozwiązanie, które sprawdza się we wszystkich firmach, które obsługują wiele dokumentów wprowadzając je do systemów komputerowych. W efekcie technologia ta wykorzystywana jest w wielu różnych branżach, czego przykładem może być sektor ubezpieczeniowy, bankowy, czy energetyczny. Oprogramowanie OCR śmiało można uznać za niezastąpione w tych firmach, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Umożliwia ono bowiem jeszcze szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu, zachowując przy tym możliwie najwyższą jakość. Co istotne, zastosowanie OCR ułatwia pracę nie tylko osób odpowiadających za skanowanie dokumentów, ale również pracowników odpowiedzialnych za ich obsługę. Dane z faktur mogą bowiem automatycznie znaleźć się w systemie, co przyspiesza pracę całego działu księgowego. Poza tym technologia OCR doskonale sprawdza się w archiwizacji, ponieważ wprowadzenie do archiwum dokumentów odczytywanych przez komputer znacznie ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie (np. konkretnych haseł znajdujących się w treści).

Zalety OCR w firmie

Rosnąca popularność, którą cieszy się system OCR jest efektem licznych zalet tej technologii. Wymienić wśród nich należy bowiem przede wszystkim:

• oszczędność czasu, ponieważ program OCR znacznie przyspiesza skanowanie dokumentów, czy wprowadzanie do komputera danych znajdujących się na papierze. Wzrost wydajności przekłada się natomiast na ograniczenie kosztów oraz uwolnienie czasu pracowników;
• możliwość edytowania zeskanowanego obrazu, ponieważ system OCR umożliwia pracę na zeskanowanym dokumencie dokładnie w taki sam sposób, jakby był on przygotowywany na komputerze;
• wysoką jakość odczytywanych danych, dzięki czemu zastosowanie OCR pozwala ograniczyć ilość błędów pojawiających się przy wprowadzaniu danych do systemów komputerowych. Co istotne, technologia OCR rozpoznaje również znaki pisane, co pozwala digitalizować także odręcznie sporządzane dokumenty;
• różnorodność zastosowania, ponieważ program OCR można wykorzystać nie tylko przy wprowadzaniu faktur, ale również dowolnej dokumentacji w wersji papierowej.

Podsumowanie

Podsumowując należy stwierdzić, że optyczne rozpoznawanie znaków to technologia znacznie ułatwiająca skanowanie dokumentów i ich obsługę w wersji cyfrowej. Program OCR umożliwia bowiem odczyt zeskanowanych obrazów w formie tekstu komputerowego, który można swobodnie edytować, czy automatycznie przesłać do innych systemów. W efekcie doskonale sprawdza się jako system wspierający elektroniczny obieg dokumentów w firmie.