Pakiet biurowy na start oddziału – jak szybko zorganizować sprzęt komputerowy, drukowanie i obsługę serwisową?

Otwarcie nowego oddziału oznacza znacznie więcej niż wynajęcie powierzchni i przygotowanie stanowisk pracy. Zanim pracownicy rozpoczną normalną działalność, trzeba zapewnić im komputery, monitory, oprogramowanie, możliwość drukowania i skanowania, a następnie zadbać o serwis całego środowiska. Jeśli każdy element jest zamawiany osobno, prosty projekt szybko zamienia się w kilka równoległych procesów zakupowych.

Dodatkową trudnością jest czas. Nowy pracownik potrzebuje gotowego stanowiska od pierwszego dnia, a nie po kilku tygodniach kompletowania urządzeń. Z tego powodu przy uruchamianiu oddziałów coraz ważniejsza staje się nie tylko cena sprzętu, lecz także sposób jego dostarczenia, standaryzacja konfiguracji oraz późniejsza obsługa.

Jednym z modeli pozwalających uprościć taki proces jest sprzęt komputerowy na abonament dla firm. Zamiast osobno kupować laptop, monitor i urządzenie drukujące, przedsiębiorstwo może korzystać z kompletnego stanowiska w ramach jednej umowy. W przypadku otwierania nowej lokalizacji pozwala to spojrzeć na wyposażenie biura jako na usługę, a nie serię pojedynczych zakupów.

Dlaczego wyposażenie nowego oddziału bywa bardziej skomplikowane, niż wygląda?

Przy jednym dodatkowym stanowisku zakup sprzętu nie jest dużym projektem. Sytuacja wygląda inaczej, gdy firma otwiera oddział dla dziesięciu, kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników.

Trzeba wtedy zsynchronizować wiele elementów. Komputery powinny dotrzeć przed rozpoczęciem pracy zespołu, na miejscu musi być odpowiednia liczba monitorów i akcesoriów, a drukarki lub urządzenia MFP powinny zostać dopasowane do przewidywanego obciążenia. Do tego dochodzą licencje, konfiguracja urządzeń, instalacja sprzętu oraz późniejszy serwis.

Jeżeli poszczególne elementy pochodzą od kilku dostawców, rośnie również liczba punktów kontaktu. Problem z laptopem obsługuje jedna firma, awarię drukarki druga, materiały eksploatacyjne zamawia się jeszcze gdzie indziej, a kwestie oprogramowania trafiają do kolejnego partnera.

Na początku może to wyglądać jak sposób na znalezienie najkorzystniejszej ceny każdego produktu. W dłuższej perspektywie dochodzi jednak koszt organizacyjny: czas potrzebny na zamówienia, kontakt z dostawcami, pilnowanie gwarancji i ustalanie, kto odpowiada za konkretną awarię.

Zacznij od stanowiska pracy, a nie od listy urządzeń

Przy wyposażaniu oddziału łatwo rozpocząć od stworzenia listy zakupowej: dziesięć laptopów, dziesięć monitorów, drukarka, klawiatury, myszy. Lepszym punktem wyjścia jest jednak sposób pracy przyszłego zespołu.

Innego wyposażenia potrzebuje kilkuosobowy oddział handlowy, w którym większość dokumentów funkcjonuje cyfrowo, a innego biuro obsługujące dużą liczbę umów, formularzy i korespondencji. W drugim przypadku urządzenie do druku i skanowania może być równie ważne jak same komputery.

Trzeba też określić, czy stanowiska będą stacjonarne, hybrydowe czy mobilne. Jeśli pracownicy regularnie zabierają komputery poza biuro, laptop będzie naturalnym elementem zestawu. Monitor pozostający w oddziale pozwala natomiast zachować komfort pracy po powrocie do biura.

Takie podejście pomaga uniknąć zarówno niedoszacowania potrzeb, jak i zakupu sprzętu, którego możliwości nigdy nie zostaną wykorzystane.

Standaryzacja sprzętu ułatwia rozwój oddziałów

Jedną z największych korzyści wynikających z przygotowania powtarzalnego pakietu biurowego jest standaryzacja.

Jeżeli każdy oddział korzysta z zupełnie innych modeli komputerów, monitorów i urządzeń drukujących, utrzymanie środowiska staje się coraz trudniejsze wraz ze wzrostem firmy. Dział IT musi obsługiwać wiele konfiguracji, sterowników i sposobów podłączania urządzeń.

Przy ujednoliconych stanowiskach łatwiej przygotować procedurę wdrożenia nowego pracownika, odtworzyć konfigurację po awarii czy otworzyć kolejną lokalizację według już sprawdzonego schematu.

Standaryzacja nie oznacza, że każde stanowisko musi być identyczne. Dobrze jest raczej ograniczyć liczbę wariantów. Typowe stanowisko administracyjne może mieć jedną konfigurację, pracownik wymagający większej wydajności inną, a wspólne urządzenie drukujące można dopasować do wielkości konkretnego oddziału.

Zakup czy sprzęt komputerowy na abonament dla firm?

Tradycyjny zakup daje firmie własność sprzętu od początku, ale wymaga poniesienia większego wydatku w momencie otwierania oddziału. Przy większej liczbie stanowisk kwota obejmująca laptopy, monitory, akcesoria i urządzenia wielofunkcyjne może stać się istotnym elementem budżetu całego projektu.

Model abonamentowy przenosi ciężar z jednorazowego zakupu na regularną opłatę. Z perspektywy organizacyjnej jeszcze ważniejsze może być jednak połączenie kilku elementów wyposażenia w jednym rozwiązaniu.

Aktualna oferta Pakiet Biuro Arcus obejmuje zestawy zawierające laptop z oprogramowaniem, monitor, klawiaturę i mysz oraz urządzenie wielofunkcyjne. Arcus wskazuje również dostawę i instalację, obsługę serwisową oraz materiały eksploatacyjne jako elementy pakietu. Dostępne są warianty z urządzeniem A4 oraz A3.

Taki model może mieć szczególne znaczenie właśnie przy uruchamianiu oddziału, ponieważ ogranicza liczbę osobnych decyzji zakupowych.

Jedna umowa jest ważniejsza, niż może się wydawać

Korzyść z pakietu biurowego nie sprowadza się wyłącznie do finansowania sprzętu.

Przy klasycznym modelu firma może osobno zawierać umowy lub składać zamówienia dotyczące komputerów, licencji, urządzeń drukujących i ich serwisu. Każdy z tych elementów może mieć inne terminy, warunki gwarancji oraz sposób zgłaszania problemów.

Jeżeli środowisko jest dostarczane przez jednego partnera, odpowiedzialność jest bardziej czytelna. Ma to znaczenie szczególnie w oddziale, w którym nie pracuje lokalny administrator IT.

Pracownik nie powinien samodzielnie zastanawiać się, do którego producenta zadzwonić w przypadku awarii. Dla organizacji znacznie wygodniejszy jest ustalony model obsługi, w którym wiadomo, gdzie zgłosić problem i kto koordynuje jego rozwiązanie.

Drukowanie w nowym oddziale – własna drukarka przy każdym biurku nie zawsze ma sens

Przy planowaniu stanowisk warto osobno przeanalizować środowisko druku. Jeden z częstych błędów polega na automatycznym powielaniu schematu „jedna drukarka na kilka stanowisk” bez sprawdzenia faktycznego wolumenu.

W niewielkim oddziale znacznie lepiej może sprawdzić się jedno centralne urządzenie wielofunkcyjne. Pozwala drukować, kopiować i skanować dokumenty bez utrzymywania kilku mniejszych drukarek oraz różnych materiałów eksploatacyjnych.

Przy wyborze trzeba przede wszystkim określić rodzaj dokumentów. Jeżeli działalność opiera się na standardowym A4, większe urządzenie może nie być potrzebne. Jeśli jednak oddział regularnie pracuje z tabelami, projektami, materiałami ofertowymi czy innymi dokumentami większego formatu, warto rozważyć MFP A3.

W ofercie Pakiet Biuro Arcus dostępny jest obecnie wariant z kolorowym urządzeniem A4 KYOCERA oraz wariant wykorzystujący kolorowe MFP A3 FUJIFILM.

Szerzej urządzenia przeznaczone do takiej pracy można porównać w kategorii urządzeń wielofunkcyjnych biurowych.

Nie dobieraj urządzenia tylko według liczby pracowników

Liczba osób jest ważna, ale sama nie określa obciążenia urządzenia.

Dziesięcioosobowy oddział księgowy może generować więcej wydruków i skanów niż trzydziestoosobowy zespół pracujący niemal wyłącznie w aplikacjach chmurowych. Dlatego warto wcześniej oszacować nie tylko liczbę użytkowników, ale również charakter ich pracy.

Znaczenie ma liczba stron, udział druku kolorowego, potrzeba skanowania wielu dokumentów, format papieru oraz częstotliwość jednoczesnego korzystania z urządzenia.

Jeżeli sprzęt będzie zbyt mały, szybko stanie się wąskim gardłem. Z kolei urządzenie znacząco przewyższające rzeczywiste potrzeby niepotrzebnie zwiększy koszt wyposażenia.

Serwis powinien być zaplanowany jeszcze przed pierwszą awarią

Nowy sprzęt działa, więc obsługa serwisowa może wydawać się sprawą na później. To błąd szczególnie w przypadku oddziałów znajdujących się daleko od głównej siedziby.

Jeżeli drukarka przestanie działać, laptop ulegnie awarii albo pojawi się problem z konfiguracją, brak wcześniej ustalonego modelu wsparcia oznacza improwizację. Trzeba znaleźć serwis, ustalić warunki i zdecydować, kto ponosi koszty.

Znacznie lepiej odpowiedzieć na te pytania już podczas uruchamiania lokalizacji.

Warto wiedzieć, kto przyjmuje zgłoszenia, jakie urządzenia są objęte opieką, czy wsparcie obejmuje naprawy oraz w jaki sposób dostarczane są materiały eksploatacyjne.

Arcus deklaruje w ramach Pakietu Biuro pełną gwarancję przez czas umowy, dostawę i instalację, a także przeglądy, naprawy i dostawy materiałów eksploatacyjnych dla urządzeń objętych pakietem. Firma prowadzi również własną obsługę serwisową urządzeń biurowych i sieć obsługi obejmującą wiele miast w Polsce.

W praktyce właśnie serwis może zdecydować o tym, czy model abonamentowy rzeczywiście upraszcza funkcjonowanie oddziału.

Materiały eksploatacyjne też są częścią procesu

Drukarka nie kończy generowania pracy administracyjnej w momencie instalacji. Później trzeba kontrolować tonery, materiały eksploatacyjne i stan urządzenia.

W jednej lokalizacji można zarządzać tym ręcznie. Jeżeli firma rozwija sieć oddziałów, sytuacja szybko staje się bardziej złożona. W jednym biurze toner zamawiany jest z wyprzedzeniem, w drugim dopiero wtedy, gdy urządzenie przestaje drukować, a jeszcze gdzie indziej w magazynie leży kilka niewykorzystanych wkładów.

Dlatego przy ocenie pakietu sprzętowego warto pytać nie tylko „ile kosztuje drukarka?”, lecz również „kto będzie pilnował jej późniejszej eksploatacji?”.

W aktualnych wariantach Pakietu Biuro urządzenia drukujące współpracują z systemem monitorowania Princity, a obsługa materiałów eksploatacyjnych została uwzględniona w modelu oferty.

Nowy oddział powinien być gotowy przed pierwszym dniem pracy

Sprzęt dostarczony do biura nie oznacza jeszcze gotowego stanowiska.

Trzeba go rozpakować, podłączyć, uruchomić, skonfigurować i sprawdzić. Drukarka musi znaleźć się w sieci, komputery powinny mieć odpowiednie oprogramowanie, a użytkownicy muszą wiedzieć, jak korzystać ze wspólnych urządzeń.

Dlatego dobrym celem projektu nie jest „sprzęt ma dotrzeć w piątek”, lecz „w poniedziałek pracownik ma uruchomić komputer i rozpocząć pracę”.

To niewielka różnica językowa, ale duża różnica organizacyjna.

Przy kilku stanowiskach konfigurację można wykonać ad hoc. Przy kolejnych oddziałach warto stworzyć gotowy standard wdrożenia, który można powtarzać w każdej lokalizacji.

Warto od początku uwzględnić bezpieczeństwo

Szybkie uruchomienie oddziału nie powinno odbywać się kosztem podstawowych zasad bezpieczeństwa.

Komputery powinny zostać objęte firmowymi zasadami dostępu i aktualizacji, a pracownicy powinni korzystać z indywidualnych kont. Dostęp do ważnych usług warto zabezpieczyć MFA. Jeśli laptopy będą opuszczały biuro, znaczenia nabiera również szyfrowanie danych i możliwość odpowiedniego zarządzania urządzeniem.

Podobnie należy potraktować MFP. Współczesne urządzenie wielofunkcyjne jest elementem infrastruktury sieciowej, a nie wyłącznie mechaniczną drukarką. Jego konfiguracja powinna uwzględniać dostęp użytkowników, aktualizacje i sposób wysyłania skanów.

Wyposażenie oddziału jest więc dobrym momentem, aby wdrożyć od razu jednolity standard zamiast kilka miesięcy później poprawiać przypadkowo skonfigurowane urządzenia.

Sprzęt na abonament szczególnie dobrze skaluje się przy kolejnych oddziałach

Największa wartość standaryzowanego pakietu może pojawić się nie przy pierwszej, ale przy kolejnej lokalizacji.

Po uruchomieniu jednego oddziału firma ma już sprawdzony model stanowiska. Wie, jaki komputer wystarcza typowemu pracownikowi, ilu osobom może służyć jedno MFP i jakie elementy konfiguracji wymagają przygotowania przed dostawą.

Kolejny oddział nie musi wtedy rozpoczynać procesu od początku.

Można powielić standard i skorygować tylko te elementy, które rzeczywiście różnią się między lokalizacjami.

W organizacji rozwijającej sieć biur daje to znacznie większą przewidywalność niż każdorazowe kompletowanie wyposażenia od nowa.

A co z firmą, która potrzebuje tylko drukowania?

Nie każda organizacja potrzebuje całego zestawu obejmującego komputer i monitor. Czasem infrastruktura komputerowa została już zapewniona przez centralny dział IT, a nowy oddział wymaga jedynie odpowiedniego środowiska druku.

W takim przypadku lepiej rozważyć osobny wynajem drukarek i kserokopiarek niż rozszerzać zakres usługi o niepotrzebne elementy.

Pakiet biurowy jest najbardziej uzasadniony wtedy, gdy organizacja rzeczywiście chce przygotować kompletne stanowisko pracy i uprościć jego późniejszą obsługę.

Ile powinien kosztować pakiet biurowy?

Porównywanie ofert tylko według miesięcznej raty może prowadzić do błędnych wniosków.

Trzeba sprawdzić, co rzeczywiście znajduje się w cenie. Dwa pozornie podobne abonamenty mogą różnić się zakresem oprogramowania, klasą komputera, możliwościami urządzenia drukującego, gwarancją, instalacją czy serwisem.

Aktualny Pakiet Biuro Arcus jest oferowany w wariancie A4 od 229 zł netto miesięcznie oraz w rozszerzonym wariancie z urządzeniem A3 od 369 zł netto miesięcznie. Dostępne okresy umowy to 24, 36, 48 lub 60 miesięcy; aktualne warunki i konfiguracje warto każdorazowo sprawdzić bezpośrednio na stronie oferty.

Przy porównaniu z zakupem warto patrzeć na całkowity koszt funkcjonowania stanowiska, a nie wyłącznie cenę samego laptopa.

Podsumowanie

Uruchomienie nowego oddziału wymaga połączenia kilku procesów: zakupu lub pozyskania komputerów, przygotowania oprogramowania, organizacji drukowania oraz zapewnienia serwisu. Im więcej stanowisk i lokalizacji, tym większe znaczenie ma standaryzacja.

Sprzęt komputerowy na abonament dla firm pozwala potraktować wyposażenie stanowiska jako jeden spójny pakiet zamiast zestawu niezależnych zakupów. W przypadku Pakietu Biuro Arcus w jednej ofercie połączono komputer, monitor, oprogramowanie, akcesoria oraz urządzenie wielofunkcyjne wraz z usługami związanymi z jego eksploatacją.

Przy otwieraniu oddziału największą wartością takiego modelu nie musi być więc sam sposób finansowania. Równie ważne są prostsze wdrożenie, mniejsza liczba dostawców, przewidywalny model serwisowy i możliwość wykorzystania podobnego standardu przy kolejnych stanowiskach lub lokalizacjach.