Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Korespondencja czyli dalsze życie papierowego dokumentu
Jeśli firma prowadzi korespondencję z klientami i kontrahentami, a ilość wysyłanych listów jest duża, warto także i ten proces maksymalnie zoptymalizować poprzez jego automatyzację. Pomaga w tym technologia w postaci wyspecjalizowanych urządzeń, które adresują koperty, pakują listy, zaklejają je, a otrzymaną korespondencję otwierają. Bardzo wiele organizacji i instytucji, w tym np. urzędy dzielnicowe w Warszawie używa w tym celu systemu wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes. Najprostsze adresarki tego producenta adresują do 4,2 tys. kopert na godzinę, a najbardziej wydajne nawet do 30 tys. w ciągu godziny. Format kopert nie gra roli, bo urządzenia bez problemu adresują zarówno małe, jak i duże koperty (do C4 włącznie). Profesjonalne urządzenia kopertujące (kopertownice) również wygrywają z człowiekiem. Pracownik pakuje jeden list około minuty, 10 tys. listów to 10 tys. minut to jest 21 roboczych dni, czyli prawie cały miesiąc, a maszyna robi to nieporównywalnie szybciej. W obsłudze procesu otwierania i liczenia korespondencji przychodzącej bardzo pomocna jest otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet 24 tys. listów – w tym samym czasie jedna osoba może otworzy zaledwie 100 kopert. Urządzenia do obsługi korespondencji podobnie jak sprzęt drukujący można wydzierżawić. Urządzenia Pitney Bowes oddaje w dzierżawę firma Arcus.
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015