“Drukowane oszczędności”
Czas prostego obniżania kosztów działalności firmy minął. Trzeba szukać rozwiązań bardziej zaawansowanych. W przypadku dokumentów jest to możliwe.
50 stron miesięcznie – przekraczając tę granicę warto obliczyć całkowity koszt użytkowania (TCO) i przy wyborze urządzenia kierować się kosztem wydruku pojedynczej strony, a nie ceną urządzenia
W przypadku instytucji finansowych dokumenty i ich przetwarzanie stanowią poważne zadanie. Jest to również źródło kosztów i jak się okazuje wcale nie małych, a więc po zinformatyzowaniu systemu, wyposażeniu go w drukarki, przyszła pora na to, aby przyjrzeć się kosztom i możliwościom ich obniżenia. Gra jest warta świeczki, bo pozycja kosztów obiegu zarządzania dokumentami to kilkanaście procent całych przychodów. Po okresie, kiedy niemalże na każdym stanowisku stała drukarka przyszła pora na to, aby system zarządzania dokumentami na poziomie całej firmy – jest taniej. Badania i obliczenia wykazały, że TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowity koszt posiadania jest niższy niż w przypadku pojedynczych stanowisk. Po wprowadzeniu rozwiązań sieciowych przyszła kolej na sensowne zarządzanie całą infrastrukturą, co przyniosło kolejne oszczędności i przede wszystkim, usprawniło pracę.
Drukowanie
Powszechnie wiadomo, że koszt zakupu urządzenia drukującego stanowi zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu. W perspektywie wielu lat pracy drukarki, koszt jej eksploatacji jest tak duży, że cena samego urządzenia przestaje być pozycją dominującą. I już tu możemy zrobić interesujące porównanie kosztu wydrukowania dokumentu na kartce A-4 na drukarce stojacej na biurku (ok. 20 groszy) i na urządzeniu Kyocera FS-2100DN (3 grosze), Kyocera FS-4200DN koszt obniża się o kolejny 1 grosz. Pierwszy wniosek jest niezwykle prosty: na profesjonalnym wydajnym sprzęcie nie należy oszczędzać (to się po prostu opłaca). Dlaczego powyżej przywołałem drukarki Kyocera? Bo pod względem wydajności i kosztów eksploatacji należą do najoszczędniejszych na rynku.
Cechą dobrej drukarki jest trwałość urządzenia i wysoka jakość wykonania a przy zastosowaniu dobrych technologii są to cechy pozwalające zmniejszyć koszty eksploatacji. Kyocera oraz urządzenia MFP są tu dobrym przykładem. Na dodatek zastosowano technologię ECOSYS, która ma cechy technologii przyjaznej środowisku i dobrze wpływa na ekologię. Tu trzeba od razu przypomnieć, że w ECOSYS wykorzystuje się ceramiczny bęben drukarki oraz inne elementy o przedłużonej trwałości. W praktyce oznacza to, że użytkownikowi potrzebny jest tylko toner. W przypadku drukowania dokumentów, które nie wymagają najwyższej jakości graficznej, bo nie ma na nich bardzo skomplikowanych elementów graficznych, warto zastosować trybu oszczędnościowego. Jeżeli taka drukarka jest włączona do sieci to administrator sieci może takiego ustawienia drukarki dokonać zdalnie.
Dokumenty
MDS – Managed Document Services oznacza kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów. Zwracam uwagę na MDS, bo… jest korzystniejszy od MPS, Managed Print Services, ponieważ MPS koncentruje się tylko na dokumencie drukowanym, natomiast MDS optymalizuje cały proces przetwarzania dokumentów – od wydrukowania albo skopiowania do archiwizacji, przez przepływ pracy (obróbkę dokumentu), zabezpieczenia danych łącznie z wpływem na środowisko naturalne. ARCUS KYOCERA MDS – taką nazwę nosi to rozwiązanie, może obniżyć koszty produkcji i obiegu dokumentów o około 30 proc. wykorzystując proces Oceny, Projektowania, Implementacji, Zarządzania i Optymalizacji. Wszystko po to aby precyzyjnie określić koszty produkcji dokumentów, dostosować środowisko obiegu dokumentów do profilu działalności firmy, a w konsekwencji ograniczyć koszty.
I jeszcze jedno, jeżeli z drukarki korzysta kilka osób, to dobrze jest monitorować użytkowników. Problem rozwiązuje podłączenie drukarki do sieci, co pozwala kontrolować jej wykorzystanie, przydzielać uprawnienia druku i monitorować jej wykorzystanie. Drukarki bardziej zaawansowane są wyposażane w moduły kontroli dostępu pozwalające skorzystać z urządzenia np. tylko po uwierzytelnieniu się pracownika kodem PIN lub kartą zbliżeniową. Sprawdzono, że w przypadku swobodnego dostępu do urządzeń drukujących przeciętny pracownik wykonuje codziennie sześć niepotrzebnych wydruków dziennie. To chyba dostatecznie uzasadnia potrzebę kontroli i wprowadzania różnych ograniczeń, które w przeważającej części przypadków są ograniczeniami mentalnymi, a dotychczasowa „rozrzutność” pracownika znika.
Jakie są koszty korespondencji i jak czasochłonny jest proces jej przygotowywania wiedzą wszystkie instytucje wysyłające duże ilości listów. Konieczność wysyłania wyciągów bankowych, faktur i innych przesyłek w wersji papierowej powoduje lekki zawrót głowy. Oszczędność i korzyści przynoszą systemy zarządzania strumieniem korespondencji. ARCUS SA współpracujący z amerykańskim partnerem, światowym dostawcą rozwiązań do obsługi korespondencji – firmą Pitney Bowes oferuje nie tylko urządzenia takie jak adresarki, kopertownice, otwieraczki, składarki oraz systemy sortujące, ale też rozwiązania informatyczne (oprogramowanie).
Arcus, który już ćwierć wieku na naszym rynku oferuje urządzenia i rozwiązania, które pozwalają na wiele sposobów uzyskać oszczędności w zakresie druku i kopiowania oraz obsługi korespondencji.
Jest dostawcą zintegrowanych systemów zarządzania dokumentem i korespondencją masową i wyłącznym przedstawicielem dwóch potentatów rynkowych w tym zakresie, firm:
Kyocera Document Solutions oraz Pitney Bowes.
Działalność ARCUSa ma unikalny charakter na polskim rynku, bowiem oferuje klientom pełną obsługę w zakresie zarządzania dokumentami i korespondencją masową.
Zaczyna się oczywiście od audytu potrzeb klienta i doradztwa w wyborze optymalnego rozwiązania, a kończy na dostawie i integracji urządzeń wraz z wdrożeniem oprogramowania. Potem oczywiście jest jeszcze nadzór nad bezpieczną i ciągłą pracą systemu. Do największych klientów należą też firmy finansowe i ubezpieczeniowe.
Źródło: Gazeta Bankowa 12/2014