Efektywne zarządzanie dokumentacją HR jest kluczem do sukcesu każdej organizacji. W tradycyjnym modelu, papierowa dokumentacja HR często prowadzi do niepotrzebnych kosztów, opóźnień i ryzyka utraty danych. Nasze nowoczesne rozwiązania cyfryzacji dokumentacji HR mogą diametralnie zmienić te realia. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego cyfryzacja dokumentacji HR jest inwestycją wartą uwagi i jakie problemy może rozwiązać.
Zmiana paradygmatu: przestań borykać się z papierową dokumentacją
Czy często tracisz czas na poszukiwania wśród stosów papierów? To wyzwanie, przed którym stają liczni dyrektorzy HR i finansowi.
Oto szczegółowy przegląd tych wyzwań:
- Wysokie koszty utrzymania dokumentacji papierowej: przechowywanie papierowych dokumentów generuje dodatkowe koszty związane z zakupem regałów oraz zajmowaniem przestrzeni biurowej.
- Trudność w lokalizowaniu dokumentów: znaczne ilości czasu są tracone na przeszukiwanie stert papierów, co negatywnie wpływa na produktywność.
- Ryzyko utraty ważnych dokumentów: w papierowej dokumentacji zawsze istnieje ryzyko kradzieży, zniszczenia przez pożar, czy przypadkowej utraty.
Case study: cyfryzacja w praktyce
Przykład naszego klienta – Dyrektora HR wiodącego producenta stolarki okiennej – pokazuje, jak korzystać z cyfryzacji dokumentacji HR:
- Przed cyfryzacją:
- Wysokie koszty związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów.
- Trudności w szybkim lokalizowaniu potrzebnych dokumentów.
- Czasochłonne przypisywanie dokumentów do odpowiednich cyfrowych teczek pracowników.
- Po wdrożeniu rozwiązań do cyfryzacji dokumentów:
- Skrócenie czasu potrzebnego na cyfryzację dokumentów.
- Znaczna redukcja kosztów utrzymania papierowego archiwum.
- Szybki dostęp do dokumentów kadrowych, co znacząco skraca czas poszukiwań.
Jak to działa w przypadku teczek pracowniczych?
Rozwiązanie odczytuje ze strony tytułowej ID pracownika i dzieli w pierwszym kroku całość skanu na pliki zawierające jedynie dokumenty jednego pracownika, jednocześnie usuwając stronę tytułową z kodem QR. Następnie odczytuje rodzaje dokumentów z naklejek z kodem Code128, wydzielając pliki zawierające konkretne dokumenty, które następnie są nazywane nazwą odczytaną z kodu Code128i zapisywane w folderze o nazwie ID pracownika.
Cyfryzacja dokumentacji HR to inwestycja w przyszłość
Cyfryzacja dokumentacji HR to nie tylko oszczędności czasowe i finansowe, ale także wzrost efektywności pracy działu HR i zminimalizowanie ryzyka utraty ważnych dokumentów. Inwestycja w nowoczesne systemy zarządzania dokumentacją przekształca codzienną pracę w znacznie bardziej wydajny i bezpieczny proces. Nie czekaj, modernizuj swoją dokumentację HR już dziś!
