Drukarka podłączona do firmowej sieci WiFi jest pełnoprawnym elementem infrastruktury IT. Ma własny adres IP, panel administracyjny, mechanizmy uwierzytelniania, oprogramowanie układowe, a w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych także funkcje skanowania, przesyłania plików i często pamięć przechowującą informacje związane z realizowanymi zadaniami.
Ryzyko nie ogranicza się więc do sytuacji, w której ktoś przypadkowo zabierze cudzy wydruk z podajnika. Źle skonfigurowana drukarka może umożliwiać nieautoryzowane drukowanie, dostęp do ustawień urządzenia, wykorzystanie zapisanych danych uwierzytelniających albo podgląd informacji o dokumentach i użytkownikach.
Dlatego odpowiedź na pytanie jak zabezpieczyć drukarkę WiFi powinna obejmować zarówno samą sieć bezprzewodową, jak i konfigurację urządzenia oraz sposób organizacji drukowania w firmie.
Drukarka WiFi nie powinna działać jak domowe urządzenie
W niewielkim środowisku domowym często wystarcza podłączenie drukarki do routera i zainstalowanie sterownika. W firmie takie podejście jest niewystarczające.
Urządzenie może być wykorzystywane przez kilkanaście lub kilkaset osób. Trafiają do niego umowy, dokumenty kadrowe, dane klientów, zestawienia finansowe, projekty czy korespondencja wewnętrzna. Jeśli wydruk można odebrać bez żadnej kontroli, dokument może przez długi czas leżeć w ogólnodostępnym miejscu.
Jednocześnie drukarka sama komunikuje się z innymi systemami. Może wysyłać skany pocztą elektroniczną, zapisywać je w folderach sieciowych, pobierać dane z usług katalogowych czy udostępniać panel administracyjny przez przeglądarkę.
Zabezpieczenie powinno więc uwzględniać cały ten przepływ informacji.
Zacznij od właściwego zabezpieczenia sieci WiFi
Najbardziej podstawowym błędem byłoby podłączenie firmowej drukarki do słabo zabezpieczonej albo ogólnodostępnej sieci bezprzewodowej.
Sieć powinna korzystać z aktualnych mechanizmów szyfrowania i uwierzytelniania, a dostęp do niej powinien być kontrolowany. Szczególnie w większych organizacjach warto unikać jednej wspólnej sieci, do której podłączone są równocześnie komputery pracowników, urządzenia gości, sprzęt IoT i infrastruktura biurowa.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest odpowiednia segmentacja. Drukarki mogą znajdować się w wydzielonej części sieci, a komunikacja z nimi może być dozwolona wyłącznie z określonych segmentów i systemów.
Dzięki temu samo uzyskanie dostępu do firmowego WiFi nie oznacza automatycznie możliwości komunikacji ze wszystkimi drukarkami.
Wi-Fi Direct może omijać firmowe zabezpieczenia
Wiele urządzeń oferuje Wi-Fi Direct, czyli możliwość bezpośredniego połączenia komputera lub telefonu z drukarką bez korzystania z głównej sieci firmowej.
Funkcja jest wygodna, ale w organizacji nie zawsze jest potrzebna.
Jeżeli użytkownicy mają korzystać wyłącznie z centralnie zarządzanej sieci i firmowego systemu druku, pozostawienie aktywnego Wi-Fi Direct może stworzyć dodatkową ścieżkę dostępu, która omija część zabezpieczeń infrastruktury.
Dlatego niewykorzystywane funkcje komunikacyjne warto wyłączać. Dotyczy to nie tylko Wi-Fi Direct, ale również innych usług sieciowych, które zostały uruchomione fabrycznie, choć firma ich nie potrzebuje.
Zasada jest prosta: im mniej niepotrzebnych interfejsów i usług działa na urządzeniu, tym mniejsza powierzchnia potencjalnego ataku.
Hasło administratora drukarki trzeba zmienić od razu
Panel administratora pozwala często zmienić znacznie więcej niż format papieru czy nazwę urządzenia. Można w nim konfigurować połączenia sieciowe, książki adresowe, serwery pocztowe, foldery sieciowe oraz sposoby uwierzytelniania użytkowników.
Pozostawienie fabrycznych danych logowania jest więc poważnym błędem.
Po instalacji urządzenia należy ustawić unikalne hasło administratora i ograniczyć dostęp do panelu do osób, które rzeczywiście odpowiadają za jego utrzymanie.
W większym środowisku warto traktować te konta w taki sam sposób jak pozostałe konta uprzywilejowane. Dostęp powinien być kontrolowany, a zmiany administracyjne – możliwe do odtworzenia i przypisania do konkretnej osoby lub zespołu.
Najważniejszy problem często nie znajduje się w sieci, tylko na tacy wyjściowej
Można bardzo dobrze zabezpieczyć komunikację z drukarką, a mimo to dopuścić do wycieku dokumentu.
Wystarczy, że pracownik wyśle do druku listę wynagrodzeń, odejdzie od biurka i odbierze dokument kilka minut później. W tym czasie wydruk może zobaczyć lub zabrać ktoś inny.
Właśnie dlatego w przypadku poufnych dokumentów bardzo istotne jest drukowanie bezpieczne, określane również jako secure print albo pull printing.
Zamiast natychmiastowego wydrukowania dokumentu zadanie trafia do kolejki. Fizyczny wydruk rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy użytkownik podejdzie do urządzenia i potwierdzi swoją tożsamość.
Może zrobić to za pomocą PIN-u, karty, identyfikatora albo innego skonfigurowanego mechanizmu.
Takie podejście znacząco ogranicza problem pozostawionych dokumentów. Rozwiązania z obszaru zarządzania wydrukiem pozwalają dodatkowo centralizować zasady drukowania, kontrolować użytkowników i lepiej zarządzać całym środowiskiem urządzeń.
Uwierzytelnianie przy urządzeniu zmienia sposób ochrony dokumentów
W typowym modelu pracownik wybiera drukarkę, naciska „Drukuj”, a dokument natychmiast pojawia się w podajniku.
Po zastosowaniu uwierzytelniania punkt kontroli zostaje przeniesiony bezpośrednio do urządzenia.
Dokument może czekać w kolejce do momentu, gdy właściciel pojawi się przy drukarce. Dopiero wtedy wybiera zadanie i uruchamia jego realizację.
Ma to znaczenie nie tylko dla działów HR czy finansów. Współdzielone drukarki znajdują się często na korytarzach, w przestrzeniach open space lub pomieszczeniach dostępnych dla wielu zespołów. Nawet pozornie zwykła korespondencja może zawierać informacje, które nie powinny być pozostawiane bez nadzoru.
Kontrola dostępu do wydruków jest więc jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczenia ryzyka wynikającego z codziennego korzystania ze sprzętu.
Nie każdy pracownik musi mieć dostęp do każdej funkcji
Urządzenie wielofunkcyjne może oferować drukowanie, kopiowanie, skanowanie do poczty, skanowanie do folderów sieciowych, zapisywanie na nośnikach USB i kilka innych metod przekazywania danych.
W praktyce nie wszyscy użytkownicy potrzebują pełnego zestawu możliwości.
Jeżeli pracownik ma tylko drukować i skanować do firmowego systemu, nie ma powodu, aby automatycznie otrzymywał dostęp do wszystkich pozostałych funkcji.
Kontrola uprawnień ogranicza możliwość przypadkowego albo celowego przesłania dokumentu poza przewidziany proces. Jednocześnie upraszcza interfejs urządzenia – użytkownik widzi przede wszystkim funkcje potrzebne mu w pracy.
Skanowanie może być równie istotnym ryzykiem jak drukowanie
Przy zabezpieczaniu drukarki wiele uwagi poświęca się dokumentom wychodzącym z urządzenia. Tymczasem MFP często służy również jako punkt wejścia dokumentów do systemów cyfrowych.
Pracownik może zeskanować dokument i wysłać go:
do skrzynki e-mail, katalogu sieciowego, systemu dokumentowego albo bezpośrednio do konkretnego użytkownika.
Jeżeli książka adresowa jest źle zabezpieczona, uprawnienia są zbyt szerokie albo użytkownik może dowolnie wpisywać odbiorców, zwiększa się ryzyko przesłania informacji w niewłaściwe miejsce.
Warto więc projektować drukowanie i skanowanie jako jeden proces zarządzania dokumentami, a nie dwie całkowicie niezależne funkcje urządzenia.
Aktualizacje drukarki mają znaczenie dla bezpieczeństwa
Drukarka jest urządzeniem sieciowym działającym na oprogramowaniu producenta. Podobnie jak system operacyjny komputera może otrzymywać aktualizacje związane z bezpieczeństwem, stabilnością i poprawkami błędów.
W firmie powinno być wiadomo, kto odpowiada za firmware urządzeń i w jaki sposób kontrolowana jest jego aktualność.
Pozostawienie drukarki przez wiele lat w konfiguracji z dnia instalacji może oznaczać, że działa ona na dawno nieaktualnym oprogramowaniu.
Problem jest szczególnie istotny tam, gdzie urządzenia są traktowane jak element wyposażenia biurowego, a nie część infrastruktury IT. Komputer jest objęty polityką aktualizacji, firewall regularnie kontrolowany, a MFP pozostaje poza procesem utrzymania.
To podejście warto zmienić.
Szyfruj komunikację z panelem i usługami
Jeżeli urządzenie pozwala korzystać z szyfrowanych protokołów, powinny one zastępować starsze, niezabezpieczone mechanizmy.
Dotyczy to między innymi administracji urządzeniem przez przeglądarkę, przesyłania danych oraz integracji z innymi usługami.
W większym środowisku szczególnego znaczenia nabiera również sposób komunikacji drukarki z systemami uwierzytelniającymi, serwerami pocztowymi i zasobami sieciowymi.
Nie chodzi o to, aby użytkownik znał wszystkie techniczne szczegóły konfiguracji. Powinny one zostać ustandaryzowane po stronie administratorów, dzięki czemu kolejne urządzenia są wdrażane według tych samych zasad.
Uważaj na dane logowania zapisane w urządzeniu
Funkcja „skanuj do folderu” może wymagać, aby urządzenie posiadało dostęp do określonego zasobu sieciowego. Skanowanie do e-maila oznacza z kolei integrację z usługą pocztową.
Takie konfiguracje nie powinny opierać się na szerokich uprawnieniach ani na zwykłym koncie konkretnego pracownika.
Lepiej stosować dedykowane mechanizmy i konta techniczne o możliwie ograniczonych uprawnieniach. Jeśli dane dostępowe zostaną przejęte, zakres potencjalnych szkód powinien być jak najmniejszy.
Dotyczy to również zmiany haseł i wycofywania urządzeń. Przed zwrotem, sprzedażą czy utylizacją sprzętu trzeba pamiętać o zapisanych konfiguracjach i danych.
Co może przechowywać urządzenie wielofunkcyjne?
Nowoczesne MFP mogą posiadać wewnętrzną pamięć lub nośniki wykorzystywane podczas obsługi dokumentów.
Zakres przechowywanych danych zależy od urządzenia i konfiguracji, ale przy planowaniu bezpieczeństwa warto założyć, że sprzęt może zawierać informacje, które nie powinny pozostać dostępne po zakończeniu eksploatacji.
Dlatego polityka bezpieczeństwa powinna obejmować cały cykl życia urządzenia – nie tylko jego instalację.
Szczególną uwagę trzeba poświęcić sytuacji, w której urządzenie jest:
oddawane po zakończeniu wynajmu, sprzedawane, przekazywane do innej lokalizacji albo wycofywane z użytkowania.
Bezpieczne usunięcie danych i przywrócenie odpowiedniej konfiguracji powinno być częścią procesu, a nie działaniem wykonywanym dopiero w dniu odbioru sprzętu.
Lokalizacja drukarki również wpływa na bezpieczeństwo
Nie wszystkie zabezpieczenia są cyfrowe.
Urządzenie wykorzystywane do drukowania dokumentów kadrowych ustawione przy wejściu do biura może być większym problemem niż mniej zaawansowany model znajdujący się w kontrolowanym pomieszczeniu.
Warto więc przyjrzeć się temu, gdzie znajduje się drukarka i kto może do niej podejść.
Urządzenia obsługujące szczególnie poufne procesy można lokalizować bliżej zespołów, które z nich korzystają, albo zastosować wydruk po uwierzytelnieniu. Przy tym drugim podejściu lokalizacja staje się mniej krytyczna, ponieważ dokument nie pojawia się na tacy, dopóki użytkownik nie znajdzie się przy urządzeniu.
Centralne zarządzanie jest bezpieczniejsze niż kilkanaście niezależnych drukarek
W małym biurze administrator może ręcznie skonfigurować jedno lub dwa urządzenia. W organizacji posiadającej kilka oddziałów takie podejście szybko staje się trudne do utrzymania.
Jedna drukarka ma zmienione hasło administratora, inna nadal korzysta ze starej konfiguracji. Na jednym urządzeniu działa bezpieczne uwierzytelnianie, na drugim nie. W kolejnej lokalizacji pracownicy korzystają z zupełnie innego sposobu drukowania.
Tak powstają niespójności.
Centralne zarządzanie wydrukiem pozwala spojrzeć na drukarki jako na całe środowisko. Firma może standaryzować sposób uwierzytelniania, przypisywać uprawnienia, kontrolować dostęp i ograniczać sytuacje, w których każde urządzenie funkcjonuje według innych zasad.
Jest to szczególnie istotne przy rozwoju sieci biur i wymianie sprzętu.
Czy warto rejestrować, kto drukuje?
Rejestrowanie operacji może mieć dwa cele. Pierwszym jest kontrola kosztów, drugim możliwość odtworzenia określonych działań.
Nie oznacza to potrzeby przechowywania pełnej treści każdego dokumentu. W wielu przypadkach wystarczające są informacje o użytkowniku, urządzeniu, czasie czy liczbie stron.
Zakres rejestrowania powinien być zgodny z przyjętą polityką bezpieczeństwa i potrzebami organizacji. Logi mają pomagać w kontroli i diagnostyce, ale same również są informacją wymagającą odpowiedniego zabezpieczenia.
Jak zabezpieczyć drukarkę WiFi bez utrudniania pracy?
Bezpieczeństwo nie powinno oznaczać, że wydrukowanie jednej kartki wymaga wykonania kilkunastu czynności.
Dobre rozwiązanie wprowadza kontrolę tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebna, ale pozostaje wygodne dla użytkowników.
Dobrym przykładem jest karta pracownicza. Jeśli pracownik i tak wykorzystuje ją do wejścia do biura, odpowiednio skonfigurowany system może umożliwić wykorzystanie podobnego mechanizmu również do autoryzacji wydruków. Użytkownik wysyła dokument do wspólnej kolejki, podchodzi do dogodnego urządzenia, identyfikuje się i wybiera zadanie.
Z jego perspektywy proces nadal jest prosty, ale dokument nie czeka bez nadzoru na tacy.
Właśnie taka równowaga pomiędzy bezpieczeństwem a wygodą zwiększa szansę, że ustalone zasady będą przestrzegane.
Podsumowanie
Odpowiedź na pytanie jak zabezpieczyć drukarkę WiFi nie kończy się na ustawieniu mocnego hasła do sieci. W firmie urządzenie drukujące powinno być traktowane tak jak pozostałe elementy infrastruktury IT.
Znaczenie ma zabezpieczenie sieci, zmiana fabrycznych danych administratora, ograniczenie niepotrzebnych usług, aktualizacje oraz kontrola sposobu skanowania i komunikacji z innymi systemami. Równie ważna jest fizyczna ochrona dokumentów – nawet najlepiej zabezpieczona transmisja nie pomoże, jeśli poufny wydruk przez kilkanaście minut leży na ogólnodostępnej tacy.
W większych środowiskach warto odejść od zarządzania każdą drukarką oddzielnie. Centralne zarządzanie wydrukiem pozwala połączyć kontrolę urządzeń z uwierzytelnianiem użytkowników i zasadami bezpiecznego odbierania dokumentów.
Dzięki temu drukarka WiFi pozostaje wygodnym narzędziem pracy, ale nie staje się niekontrolowanym punktem dostępu do firmowych informacji.
