Najlepsza drukarka do biura to nie zawsze najtańszy model – jak dobrać sprzęt do realnego obciążenia zespołu?

Cena zakupu jest jednym z najłatwiejszych parametrów do porównania, dlatego często właśnie od niej zaczyna się wybór sprzętu do biura. Problem w tym, że niedroga drukarka może okazać się kosztowna w eksploatacji, wymagać częstego uzupełniania materiałów, wolno obsługiwać większe zadania albo po prostu nie być przygotowana na obciążenie generowane przez kilkunastoosobowy zespół.

Najlepsza drukarka do biura to więc niekoniecznie model z najniższą ceną ani urządzenie z najdłuższą listą funkcji. Powinna przede wszystkim odpowiadać temu, jak firma rzeczywiście drukuje: ile stron powstaje w miesiącu, ilu użytkowników korzysta ze sprzętu, czy potrzebny jest kolor, jakie formaty dokumentów są używane i czy drukarka ma być pojedynczym urządzeniem przy stanowisku, czy centralnym punktem obsługującym cały dział.

Dopiero po zebraniu tych informacji warto porównywać konkretne drukarki laserowe i ich parametry.

Zacznij od obciążenia, a nie od liczby stron na minutę

W specyfikacjach drukarek jednym z najbardziej widocznych parametrów jest szybkość drukowania. Model oferujący 40 stron na minutę wydaje się automatycznie lepszy od urządzenia drukującego 25 stron.

W rzeczywistości taka różnica nie zawsze będzie odczuwalna.

Jeżeli z drukarki korzystają dwie osoby, a większość zadań obejmuje po kilka stron, urządzenie przez znaczną część dnia będzie bezczynne. Znacznie ważniejsze mogą być wtedy koszty materiałów, szybkość wybudzenia, jakość druku czy łatwa obsługa.

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej w dziale liczącym kilkanaście osób. Jeśli rano kilka osób jednocześnie wysyła wielostronicowe dokumenty, wolniejszy sprzęt szybko tworzy kolejkę. Przy większych zespołach znaczenie mają już nie tylko strony na minutę, ale także wydajność procesora urządzenia, pojemność pamięci, możliwość obsługi wielu zadań i wielkość podajników.

Dlatego przed wyborem warto najpierw oszacować rzeczywiste obciążenie.

Ile stron miesięcznie drukuje zespół?

To jedno z podstawowych pytań, choć odpowiedź nie musi być dokładna co do jednej strony.

Wystarczy ustalić orientacyjny wolumen. Inne urządzenie będzie odpowiednie dla biura drukującego 500 stron miesięcznie, a inne dla działu generującego 15 000 lub 30 000 stron.

Pomocne mogą być dane ze starej drukarki albo systemu zarządzania wydrukiem. Jeżeli takich informacji nie ma, można przez kilka tygodni obserwować zużycie papieru i materiałów eksploatacyjnych.

Ważne jest przy tym, aby nie patrzeć wyłącznie na maksymalny miesięczny cykl pracy podawany w specyfikacji. Jest to często wartość graniczna, której urządzenie technicznie może sprostać, ale niekoniecznie oznacza poziom optymalny do regularnej eksploatacji.

Znacznie bardziej użyteczny jest zalecany miesięczny wolumen pracy. To właśnie on pokazuje, w jakim zakresie urządzenie zostało zaprojektowane do normalnego użytkowania.

Zbyt mała drukarka może kosztować więcej niż większy model

Niewielka drukarka laserowa może być atrakcyjna cenowo i świetnie sprawdzać się przy pojedynczym stanowisku. Problem zaczyna się wtedy, gdy próbuje się obsługiwać nią cały dział.

Przy zbyt dużym obciążeniu pojawia się kilka konsekwencji. Materiały eksploatacyjne trzeba częściej wymieniać, podajniki wymagają ciągłego uzupełniania, zadania ustawiają się w kolejce, a mechanizmy urządzenia zużywają się szybciej.

Samo urządzenie nadal może drukować poprawnie, ale zaczyna generować dodatkową pracę i przestoje.

Przykładowo drukarka kupiona taniej o kilkaset złotych może wymagać tonera o znacznie niższej wydajności. Jeżeli zespół drukuje intensywnie, różnica w kosztach eksploatacyjnych może w stosunkowo krótkim czasie przekroczyć początkową oszczędność.

Dlatego przy sprzęcie biurowym warto patrzeć nie tylko na koszt zakupu, ale na koszt użytkowania w całym okresie eksploatacji.

Koszt jednej strony ma większe znaczenie przy dużym wolumenie

Przy kilkudziesięciu stronach miesięcznie różnica kilku groszy na wydruku nie będzie szczególnie istotna. Przy tysiącach stron zaczyna już wpływać na budżet.

Na koszt jednej strony składają się przede wszystkim materiały eksploatacyjne, ale nie tylko. Trzeba również uwzględnić bębny, moduły konserwacyjne, ewentualne naprawy oraz czas pracowników poświęcany na obsługę sprzętu.

Dlatego dwa modele o podobnej cenie zakupu mogą mieć zupełnie różne koszty w perspektywie kilku lat.

Przy większych środowiskach warto patrzeć na TCO, czyli całkowity koszt posiadania. Dopiero taki rachunek pozwala sensownie porównać urządzenia.

Ilu użytkowników będzie korzystać z urządzenia?

Liczba pracowników nie przekłada się jeden do jednego na liczbę wydruków, ale jest ważnym elementem oceny.

Jedna drukarka może bez problemu obsługiwać pięcioosobowy zespół administracyjny, a jednocześnie okazać się niewystarczająca dla pięciu osób regularnie przygotowujących duże raporty.

Znaczenie ma więc nie tylko liczba użytkowników, ale także to, czy korzystają z urządzenia równocześnie.

W małej firmie jedna szybka drukarka może obsługiwać wszystkich pracowników. W dużym biurze bardziej efektywne może być podzielenie środowiska na kilka urządzeń obsługujących poszczególne strefy.

Nie warto jednak przesadzać w drugą stronę. Duża liczba małych drukarek zwiększa liczbę modeli tonerów, urządzeń wymagających serwisu i konfiguracji sieciowych.

Często bardziej efektywne jest kilka odpowiednio dobranych, współdzielonych urządzeń niż osobna drukarka przy każdym biurku.

Druk monochromatyczny czy kolorowy?

Kolor jest przydatny, ale nie każda firma rzeczywiście go potrzebuje.

W działach księgowych, administracyjnych czy prawnych większość dokumentów może być drukowana w czerni i bieli. W takim przypadku monochromatyczna drukarka laserowa będzie zazwyczaj prostsza i tańsza w eksploatacji.

Inaczej wygląda praca działu sprzedaży, marketingu czy zarządu, gdzie kolorowe wykresy, prezentacje i oferty są częścią codziennych zadań.

Czasami rozsądnym rozwiązaniem jest podział funkcji. Zespół może korzystać z szybkiej drukarki monochromatycznej do dokumentów codziennych i jednego wspólnego urządzenia kolorowego do materiałów, które rzeczywiście tego wymagają.

Takie podejście pozwala ograniczyć koszt bez całkowitej rezygnacji z koloru.

A4 czy A3?

Standardowym formatem biurowym pozostaje A4, ale nie w każdej organizacji jest wystarczający.

A3 może być przydatne przy:

• rozbudowanych arkuszach kalkulacyjnych,
• harmonogramach,
• materiałach szkoleniowych,
• projektach,
• schematach,
• większych zestawieniach.

Jeżeli takie dokumenty powstają regularnie, zakup urządzenia A3 może mieć sens. Jeśli potrzeba pojawia się kilka razy w roku, inwestowanie w dużą drukarkę wyłącznie z tego powodu może być nieuzasadnione.

Warto też pamiętać, że urządzenia A3 są zazwyczaj większe. Potrzebują odpowiedniej przestrzeni, a często są projektowane do obsługi większych grup użytkowników.

Samodzielna drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne?

To kolejny wybór, który powinien wynikać z procesu pracy.

Jeżeli firma głównie drukuje dokumenty powstające cyfrowo, samodzielna drukarka może być w pełni wystarczająca. Nie ma sensu płacić za rozbudowany skaner, jeśli prawie nikt z niego nie korzysta.

W wielu biurach drukowanie jest jednak tylko jedną częścią obiegu dokumentów. Pracownicy skanują faktury, kopiują umowy, przesyłają dokumenty do poczty lub folderów sieciowych i digitalizują papierową dokumentację.

Wtedy urządzenie MFP może zastąpić kilka oddzielnych sprzętów.

Warto jednak dobierać je na podstawie rzeczywistych potrzeb. To, że urządzenie oferuje kilkadziesiąt funkcji, nie oznacza jeszcze, że firma będzie z nich korzystać.

Automatyczny dupleks powinien być standardem w intensywnie pracującym biurze

Druk dwustronny pozwala ograniczyć zużycie papieru oraz objętość dokumentacji. Przy większej liczbie wydruków jest to funkcja, której brak może szybko zacząć przeszkadzać.

Warto upewnić się, że dupleks działa automatycznie, bez ręcznego przekładania kartek.

Jeżeli firma regularnie drukuje większe dokumenty, należy również sprawdzić, jak urządzenie radzi sobie z drukiem dwustronnym przy realnym obciążeniu. Maksymalna szybkość deklarowana w specyfikacji może dotyczyć najprostszego scenariusza druku jednostronnego.

Podajniki papieru mają większe znaczenie, niż sugeruje katalog

Mały podajnik w niewielkim biurze nie jest problemem. W większym zespole może jednak wymagać uzupełniania papieru kilka razy dziennie.

To drobna czynność, ale powtarzana przez cały rok generuje niepotrzebną pracę.

Przy intensywnym użytkowaniu warto wybrać urządzenie z większą kasetą albo możliwością instalacji dodatkowych podajników.

Znaczenie ma również sytuacja, w której firma korzysta z kilku rodzajów papieru. Jedna kaseta może być przeznaczona na standardowe A4, druga na papier firmowy, a kolejna na inny format.

W takim środowisku użytkownik nie musi każdorazowo ręcznie wymieniać materiału.

Sieć przewodowa czy WiFi?

Drukarka współdzielona powinna być stabilnie dostępna dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

WiFi może być wygodne, szczególnie tam, gdzie instalacja okablowania jest trudna. W przypadku centralnego urządzenia obsługującego wiele osób połączenie przewodowe często zapewnia jednak bardziej przewidywalną komunikację.

Sama metoda połączenia nie jest najważniejsza. Istotne jest, aby urządzenie zostało prawidłowo skonfigurowane w sieci, miało odpowiednio zabezpieczony dostęp administracyjny i było objęte tymi samymi zasadami utrzymania co pozostała infrastruktura IT.

Szybkość pierwszego wydruku może być ważniejsza niż maksymalna prędkość

W biurach dużą część zadań stanowią dokumenty mające kilka stron.

W takim przypadku użytkownik bardziej odczuje różnicę pomiędzy urządzeniem rozpoczynającym drukowanie po kilku sekundach a modelem potrzebującym znacznie więcej czasu na wybudzenie niż różnicę pomiędzy 35 i 40 stronami na minutę.

Dlatego przy wyborze warto sprawdzać również czas pierwszego wydruku i szybkość wybudzania urządzenia.

Jest to szczególnie ważne przy drukarkach, które większość dnia pozostają w trybie oszczędzania energii.

Co dzieje się, gdy drukarka się zepsuje?

Ten parametr trudno znaleźć w tabeli technicznej, a w praktyce może być jednym z najważniejszych.

Jeżeli całe biuro zależy od jednego urządzenia, jego awaria staje się problemem operacyjnym.

Dlatego przy wyborze sprzętu warto uwzględnić:

• dostępność serwisu,
• czas reakcji,
• dostępność części i materiałów,
• możliwość zapewnienia urządzenia zastępczego,
• sposób zgłaszania awarii.

W większej organizacji istotna jest również standaryzacja. Jeżeli firma posiada dziesięć różnych modeli od kilku producentów, utrzymanie całego środowiska będzie bardziej złożone niż w przypadku kilku powtarzalnych konfiguracji.

Najtańsza drukarka może generować ukryty koszt pracy

Koszt sprzętu mierzy się nie tylko w złotówkach wydanych na toner.

Wyobraźmy sobie urządzenie, które regularnie:

• zacina papier,
• wymaga ręcznego uzupełniania małego podajnika,
• długo rozpoczyna drukowanie,
• ma problemy przy wielu równoczesnych zadaniach.

Każda pojedyncza sytuacja zabiera pracownikowi tylko kilka minut. Jeżeli jednak z problemem mierzy się kilkanaście osób przez cały rok, suma straconego czasu może być znacznie bardziej kosztowna niż różnica pomiędzy tańszym i lepiej dopasowanym modelem.

Dlatego ergonomia oraz niezawodność również powinny być traktowane jako element TCO.

Jak dobrać najlepszą drukarkę do biura?

Dobrym punktem wyjścia jest zebranie kilku informacji o rzeczywistym środowisku:

• miesięczny wolumen wydruków,
• liczba użytkowników,
• przewidywane okresy największego obciążenia,
• udział druku kolorowego,
• wymagane formaty papieru,
• potrzeba skanowania i kopiowania,
• częstotliwość druku dwustronnego,
• wymagania dotyczące bezpieczeństwa,
• dostępny model serwisu.

Dopiero później warto przejść do porównania konkretnych urządzeń.

Takie podejście pozwala zawęzić ofertę drukarek laserowych do biura do modeli rzeczywiście odpowiadających potrzebom zespołu, zamiast wybierać na podstawie jednego atrakcyjnego parametru.

Kiedy warto pomyśleć o wymianie obecnej drukarki?

Nie zawsze trzeba czekać do całkowitej awarii urządzenia.

Sygnałem może być sytuacja, w której sprzęt nadal działa, ale przestał odpowiadać skali organizacji.

Może to być widoczne przez coraz dłuższe kolejki, częste uzupełnianie papieru, powtarzające się awarie, rosnące koszty serwisowe albo brak funkcji, które stały się istotne wraz ze zmianą sposobu pracy.

W takim przypadku warto porównać koszt dalszej eksploatacji ze zmianą modelu.

Stare urządzenie, które zostało już w pełni zamortyzowane, niekoniecznie jest darmowe w użytkowaniu.

Podsumowanie

Najlepsza drukarka do biura nie jest urządzeniem najtańszym w katalogu ani modelem o najwyższej prędkości. Najlepsza jest ta, która odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy zespołu.

Przed wyborem trzeba więc określić miesięczny wolumen, liczbę użytkowników, rodzaj dokumentów, potrzebę koloru i A3, wymagania dotyczące dupleksu oraz znaczenie skanowania i kopiowania. Warto także uwzględnić koszty materiałów, dostępność serwisu i czas pracowników poświęcany na obsługę urządzenia.

Dopiero mając te dane, można sensownie porównać dostępne drukarki laserowe.

Tańszy model może być idealny dla małego zespołu. W biurze o większym obciążeniu często bardziej opłaca się jednak urządzenie droższe na starcie, ale lepiej dopasowane do liczby użytkowników, tańsze w eksploatacji i przygotowane do regularnej pracy przez kolejne lata.