Nowoczesne oszczędzanie to nie tylko drukarka do biura

Logo Bank Miesięcznik Finansowy


Nowoczesne oszczędzanie

Poprawa koniunktury gospodarczej kraju nie zachęca do myślenia o oszczędnościach, ale właśnie teraz warto optymalizować koszty, inwestując w nowe technologie i rozwiązania. Jeśli zrobi się to dobrze, można nawet zaoszczędzić.

 

Dla zarządów i udzia­łowców ważna jest efektywność organi­zacji. W dłuższej per­spektywie liczy się harmonijny rozwój. Inwestycje są z reguły do­brze przygotowane i umotywo­wane ekonomicznie. Trzeba się bowiem rozliczyć z kosztów i osią­gniętych efektów ROI (ang. return on investment – zwrot z inwesty­cji). Oszczędności widać od razu. Z optymalizacją kosztów już tak dobrze nie jest. Często składają się nań inwestycje, które bezpośred­nio nie zmieniają funkcjonowania firmy i nie generują przychodów. Efektem inwestycji winno być ob­niżenie kosztów, wcale jednak nie muszą one od razu rzucać się w oczy. W czasach gdy firmy za­czynały korzystać z notebooków, IBM przygotował zestawienie, w którym wyliczono, ile może zy­skać firma, jeśli pracownik, korzy­stając ze służbowego komputera, będzie np. przez dodatkową go­dzinę dziennie pracował w domu lub w trakcie podróży służbowej. Wyliczenia te – sporządzone dla potrzeb promocji notebooków – prezentowały się bardzo dobrze, choć trudno zmierzyć rzeczywiste efekty ekonomiczne wspomnia­nych działań. Optymalizacja kosz­tów to nie proste oszczędzanie – przykładem mogą być systemy druku i obiegu dokumentów. Tu inwestycje dziś przynoszą znaczą­ce oszczędności w przyszłości.

 

Wielokanałowość i druk

Technologia zmienia otaczający nas świat. Banki muszą nadążać za nowymi trendami i potrzebami.
Z jednej strony rozsądnie jest pla­nować inwestycje w dłuższej per­spektywie, z drugiej takie podejście to ryzyko ponoszenia wydatków na technologie, które za kilka lat zo­staną zapomniane lub zmarginali­zowane. Nawet największym świa­towym koncernom związanym z nowymi technologiami zdarza się nie zauważać nowych trendów i tracić rynek. Nie wszyscy przewi­dzieli dzisiejszy sukces tabletów, smartfonów i Androida. Od kilku lat decydenci ostrożnie patrzą też na druk. Z jednej strony jest to na­dal znaczący w wielu dużych insty­tucjach składnik kosztów, ale czy ma on jeszcze przyszłość? Canon opublikował właśnie badanie In­sight Report 2014. Jak z niego wy­nika, druk nadal pozostaje waż­nym elementem wielokanałowych kampanii, ale konkurencja ze stro­ny mediów cyfrowych stale rośnie.
W raporcie wspomina się o możli­wościach druku cyfrowego, np. per­sonalizacji czy druku zmiennych

danych (VDP). Co najważniejsze – nadal jest zapotrzebowanie na druk jako narzędzie komunikacji.
W ostatnich kilku latach tylko nie­znacznie spadła popularność tego medium – 62 proc. klientów włą­cza druk do kampanii komunika­cyjnych. W badaniu, wykonywa­nym przez niezależną firmę, w 552 rozmowach telefonicznych przepy­tano decydentów reprezentujących firmy o różnym profilu działalności (275 firm, które dostarczają usługi druku bądź mają centra reprogra­ficzne oraz 277 finalnych nabyw­ców). Uczyniono tak w 25 krajach regionu EMEA. Rzecz jasna nastę­pują zmiany. Z usług web-to-print korzysta o 50 proc. więcej klientów drukarni niż w 2012 r. (poprzednia edycja Insight Report). 68 proc. na­bywców usług druku (10 proc. wię­cej niż przed dwoma laty) wykorzy­stuje w działaniach komunikację wielokanałową.

Co się zmienia w przetwarzaniu i druku dokumentów? Wymienia się sprzęt na bardziej oszczędny, inwestuje w systemy monitorowa­nia kosztów wydruków i spersona­lizowane usługi. Chodzi o to, by optymalizować całe środowisko przetwarzania dokumentów. Z re­guły zakup urządzenia drukujące­go stanowi niewielki procent kosz­tów eksploatacji TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt posia­dania). Podaje się, że koszt wydru­ku jednej strony formatu A4 na naj­tańszych (w zakupie) urządzeniach może sięgnąć aż 20 gr, ale już dla drukarki Kyocera FS-4200DN (mo­nochromatyczna drukarka lasero­wa o dużej wydajności) to tylko 1,5 gr. Dziś w firmach standardem jest kontrola wydruków w sieci, monitorowanie, kto i ile druku­je oraz przydzielanie uprawnień i uwierzytelnianie przy wykorzy­staniu kodu PIN. Ważne jest też bezpieczeństwo i zachowanie po­ufności informacji. Coraz większy nacisk kładzie się na urządzenia wielofunkcyjne i systemy zarzą­dzania dokumentami, w których druk jest tylko jedną z możliwości. Niektóre rozwiązania druku lase­rowego mogą sprawdzać się lepiej np. tam, gdzie oczekuje się dużej wydajności i niskiej ceny jednost­kowej wydruku. Przykładem tech­nologia ECOSYS w rozwiązaniach Kyocera Document Solutions. Za­stosowano w niej ceramiczny bę­ben, a małe cząsteczki ceramiczne zawarte w tonerze „Ecotone” po­lerują i odświeżają bęben podczas drukowania. Producent gwarantu­je, że okres przydatności bębnów wynosi do 500 tys. stron lub trzy lata (u innych producentów maksy­malnie 100 tys. stron).

 

Trendy

Dziś problemem jest efektywność pracy. Programy do edycji tekstów, arkusze kalkulacyjne, programy do obsługi poczty elektronicznej oferują bardzo wiele przydatnych funkcjonalności. Nie przekłada się to jednak – przynajmniej w stop­niu, jaki oczekiwano – na szybsze i sprawniejsze załatwianie spraw przez pracownika. Nawet jeśli róż­ne wykorzystywane na co dzień w biurze programy są obecnie w znacznym stopniu kompatybil­ne, to nadal edytor służy do two­rzenia tekstów, arkusz kalkulacyjny do obliczeń
i zestawień, a program pocztowy do wysyłania i odbiera­nia poczty elektronicznej. Często wykonanie nawet prostych opera­cji zabiera pracownikom zbyt dużo czasu. Zmieniają się też oczekiwa­nia w stosunku do niektórych ro­dzajów oprogramowania. Standar­dowym programom do obsługi poczty elektronicznej brakuje moż­liwości bezpośredniego kontaktu z odbiorcą, nawet jeśli jest w da­nym momencie dostępny w sieci. Dlatego pojawiły się rozwiązania wspomagające pracę grupową, wia­domości błyskawiczne itp. IBM np. oferuje w chmurze: korporacyjne współużytkowanie plików, społecz­ności, konferencje WWW, pocztę elektroniczną i kalendarz. To wciąż jednak może być za mało.

Jak mówi Sławomir Ziajka, za­stępca dyrektora Pionu Banków Komercyjnych w Asseco Poland, duży potencjał wzrostu efektyw­ności czy redukcji kosztów ope­racyjnych może przynieść ban­kom optymalizowanie procesów biznesowych. Dlatego, jego zda­niem, doskonaląc je, banki mogą uzyskać znaczne oszczędności m.in. w obszarze stosowanych na potrzeby ich obsługi rozwiązań informatycznych. Ziajka do­strzega też rosnącą popularność narzędzi typu workspace agregator, które oprócz integrowania inter­fejsów użytkownika umożliwiają również stosunkowo łatwą imple­mentację zmian w obsługiwanych przez nie procesach biznesowych. Taki system ma Asseco Poland, ułatwia on pomiar efektywności zaimplementowanych w nim pro­cesów. Dostawcy tego rodzaju sys­temów podkreślają, że zwiększa­ją one efektywność pracowników, komfort ich pracy, jakość wprowa­dzanej za ich pośrednictwem in­formacji. Zmniejszają też koszty wdrażania zmian w procesach ob­sługi klienta, w tym te związane ze szkoleniem pracowników. Wy­bierając taki system, musimy brać pod uwagę oferowane funkcjonal­ności, koszt wdrożenia, ale rów­nież kompetencje i markę same­go dostawcy. Chodzi o gwarancję dostosowywania do zmian i aktu­alizowania systemu.

Już dziś widać, że przyszłość syste­mów biurowych to jednolity inter­fejs – bez względu na użytkowany system operacyjny, rodzaj i roz­miar wyświetlacza – oraz mobilny dostęp do poczty elektronicznej, dokumentów itp. Standardem ę­dzie rozpoczynanie pracy na kom­puterze PC i kontynuowanie jej na urządzeniu mobilnym – smart­fonie lub tablecie – i to w taki sam sposób. Dla banków problemem technicznym jest tu zabezpiecze­nie przetwarzanych informacji.

 

Optymalizacja procesów produkcji, obiegu i archiwizowania dokumentów w mBank S.A.

W miejsce prawie 2800 urządzeń 15 producentów firma Arcus wy­posażyła mBank (BRE Bank) w blisko 1300 urządzeń drukują­cych, kopiujących, skanujących i faksujących firmy Kyocera. Roz­lokowano je w siedzibie centra­li w Warszawie i Łodzi oraz w 130 placówkach detalicznych MultiBanku (mBanku). System zarządzający maszynami pozwa­la na zdalne monitorowanie sta­nu urządzeń i optymalizuje pro­ces przepływu dokumentów. Każdy dokument, niezależnie od swojej formy, który trafia do obiegu w firmie, może zostać za­chowany w formie elektronicz­nej. Pierwsze wdrożenie zostało zrealizowane w okresie grudzień 2010–maj 2011 r. System opty­malizuje procesy produkcji, obiegu i archiwizowania do­kumentów, rozliczanie kosz­tów druku na poziomie departa­mentów oraz zapewnia szybkie skanowanie – na terenie ban­ku – niezależnie od miejsca. Umożliwia analizowanie licz­by produkowanych dokumen­tów, poziomu eksploatacji urzą­dzeń i zdalne monitorowanie stanu urządzeń oraz raporto­wanie. Obniżenie kosztów dru­ku oceniane jest na ok. 25 proc.

 

Skoro mówimy o ciekawych roz­wiązaniach w różnych dziedzinach, należy też wspomnieć o zarządza­niu flotami samochodów. Obecnie oferowane rozwiązania wykorzy­stują telematykę i telemetrię. Nale­żąca do Grupy Arcus firma T-matic Systems oferuje system ciągłej ana­lizy wykorzystania pojazdów. Dane zbierane są telemetrycznie z czuj­ników zamontowanych w autach. Dzięki temu można kontrolować pracę kierowców (czas pracy, liczbę kilometrów przejechanych służbo­wo i prywatnie), nadzorować zuży­cie paliwa itp.

 

 

Sławomir Zawadzki

prezes zarządu w FinCode Sp. z o.o.

 

Istotą działalności banków jest inwestowanie pieniędzy, dlatego muszą one dobrze wiedzieć, co przynosi najwyższy zwrot. Systemy informatyczne to obecnie inwestycja w jeden z najważ­niejszych elementów realizacji biznesu. Mówienie wyłącznie o oszczędnościach w tym zakre­sie świadczy o pasywności. Myśląc o biznesie, przede wszystkim koncentrujemy się na rozwoju, poprawie efektywności i skutecznym pozyskiwaniu nowych rynków. Niewłaściwie oszczę­dzając, można stracić np. na dostępności usług, wydajności i bezpieczeństwie. Banków nie stać na takie „oszczędności”. Muszą dbać o najważniejszy swój kapitał – reputację, być roz­tropne i zapewniać wysoki poziom świadczonych usług, zgodny z oczekiwaniami klientów.

 

Myślenie inwestycyjne powinno skłaniać do zastanowienia się, w jakie rozwiązania warto inwe­stować. Taką dziedziną z pewnością jest zarządzanie wiedzą, tj. narzędzia wspierające umie­jętne korzystanie ze wszystkich dostępnych źródeł informacji i przetwarzanie ich w termino­we, trafne decyzje biznesowe oraz systemy wczesnego ostrzegania o zagrożeniach. Służą temu wdrażane przez FinCode najnowsze rozwiązania Business Intelligence, w szczególno­ści Mobile Intelligence – aplikacje mobilne wspierające zarządzanie we wszystkich obsza­rach współczesnej bankowości – m.in. informacji zarządczej, wsparcia sprzedaży i anality­ki biznesowej. Jeśli inwestujemy w narzędzia, które pozwalają efektywnie zarządzać i szybko podejmować trafne decyzje, to zwrot poniesionych nakładów jest szybki i gwarantowany.

Systemy Mobile Intelligence dają realną możliwość optymalizacji kosztów funkcjonowania in­stytucji. Natłok informacji sprawnie przekształcają w wiedzę. Aplikacje mobilne są tak przy­gotowane, że nie tylko dostarczają aktualne dane, ale i odpowiednio je wizualizują. Odbior­ca nie musi tracić czasu na ich analizę, ale dzięki alertom i sposobom prezentacji może szybko ocenić sytuację i podjąć trafną decyzję. Pozwala to skupić się na biznesie, a nie na pozyskiwa­niu danych, na czas reagować na to, co się dzieje oraz dostrzec istotne zależności. Sądzę, że Mobile Business Intelligence to ważny wymiar przyszłości zarządzania i całej bankowości.

 

 

Czas to pieniądz

Nowe technologie i rozwiąza­nia warto wprowadzać, bo dają szansę na rozwój i usprawnie­nie funkcjonowania organiza­cji. A pojawia się wiele cieka­wych rozwiązań. Sharp Europe np. wprowadził właśnie na rynek zaktualizowaną aplikację Touch Display Link 2.0, która oferuje in­teraktywną obsługę spotkań biz­nesowych dzięki integracji doty­kowego monitora BIG PAD firmy Sharp z 50 urządzeniami przeno­śnymi w tej samej sieci. Aplikacja umożliwia współdzielenie ekra­nu i przesyłanie plików pomiędzy monitorem BIG PAD a tableta­mi i smartfonami oraz zdalną ob­sługę monitora, w tym korzysta­nie z narzędzi pisma odręcznego. System przenosi materiały mul­timedialne z dużego ekranu na małe wyświetlacze urządzeń prze­nośnych i umożliwia interakcję ze współpracownikami w czasie rzeczywistym (udostępnianie da­nych, równoczesne wprowadza­nie zmian lub nanoszenie uwag), nawet jeśli nie wszyscy przeby­wają w tym samym pomiesz­czeniu. Bo jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę wśród pracowników biurowych, zebrania nie stwarzają wszystkim uczestnikom możliwości pełne­go uczestnictwa (tylko 42 proc. badanych osób określiło narady w firmie mianem „wspólne”). Nie należy zachęcać zawsze do korzy­stania z każdej nowości, ale warto, by organizacja była na nie otwar­ta. Wiele elementów w funkcjo­nowaniu banku jako firmy można usprawnić. Lepiej wykorzystany przez pracowników czas to rów­nież znacząca oszczędność.▪

Artykuł pochodzi z „Miesięcznika Finansowego BANK” 11/2014

Home&Aktualności


    więcejmniej


    więcejmniej