Prezes Arcus S.A. wypowiada się na temat digitalizacji dokumentów w artykule Pulsu Biznesu „Kto nie skanuje, niech żałuje”. W czasie pandemii i w przypadku innych sytuacji kryzysowych podstawą bezpieczeństwa i efektywnego zarządzania danymi biznesowymi jest cyfrowe biuro. Jakie korzyści niesie automatyzacja obiegu dokumentów?
Przyspieszenie digitalizacji w firmach i instytucjach
Według redakcji najważniejszym stymulatorem jest pandemia, a konkretnie praca zdalna. Dla 55 proc. zatrudnionych największym wyzwaniem na home office były czynności technologiczne – wynika z badań Gartnera. Odcięcie od biura nie przeszkadzało tym menedżerom i specjalistom, którzy mieli wgląd do potrzebnych dokumentów w wersji online.
Od ubiegłego roku wdrażanie cyfrowych biur nabiera rozpędu. Wraz z pośpiechem pojawia się chaos. Zgodnie z badaniami EY Digital Investment Index 79 proc. przedsiębiorców uznaje, że ich działania digitalizacyjne zatrzymują się na początkowym etapie. Aby temu zapobiec, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy oferującej outsourcing IT.
Sprawdź, jak wybrać OCR dla firm
– Renomowani dostawcy oferują profesjonalne doradztwo. Ale nie tylko. Odpowiadają też za instalację sprzętu, jego serwis, naprawy. A wszystko to w modelu usługowym, czyli w ramach abonamentu. Użytkownik może całą energię skierować na swój podstawowy biznes, technologie powierzając swoim zewnętrznym partnerom – podkreśla Michał Czeredys.
Cyfrowe biuro – wyzwania i korzyści
Prezes Arcus S.A. wyjaśnia, dlaczego administracja publiczna, ale także firmy, zwłaszcza mniejsze, polegają głównie lub tylko na papierowych archiwach.
– Tłumaczenia są różne: brak odpowiednich urządzeń, kompetencji i budżetu, niedocenianie zagrożeń, zwykłe zapomnienie, inne priorytety biznesowe. Czasem problemem jest głęboko zakorzenione przekonanie, że tylko papier ma moc prawną – mówi Czeredys.
– Nie dość, że ręczna weryfikacja papierowych dokumentów jest trudna i czasochłonna, to jeszcze niesie z sobą ryzyko popełnienia wielu błędów. Według szacunków jedna osoba może efektywnie opracować 200 faktur na dobę. Technologie są w tym znacznie lepsze od ludzi – dodaje.
Przeczytaj cały artykuł na stronie pb.pl
