Procesy sprzedaży w największych organizacjach są coraz bardziej usprawniane dzięki oprogramowaniu do automatyzacji, w rezultacie przedstawiciele handlowi mają więcej czasu na sprzedaż. Z drugiej strony według Forbsa większość zespołów sprzedażowych nadal poświęca około 50% swojego czasu na zadania, które można zautomatyzować. Jak działa inteligentna automatyzacja procesów sprzedażowych?
Sprawne zarządzanie sprzedażą
Badania wskazują, że ponad 80% liderów biznesu szuka rozwiązań do automatyzacji, ponieważ zdają sobie sprawę, jak ważne jest dla nich usprawnienie procesów zarządzania sprzedażą. Automatyzacja sprzedaży pomoże sfinalizować więcej transakcji, uwalniając cały czas poświęcany na rutynowe zadania. Pracownicy mogą poświęcić czas na działania o wysokiej wartości, które generują przychody, dzięki automatyzacji procesów generowania ofert, wycen czy tworzenia umów.
Automatyzacja procesów sprzedażowych: generowanie ofert, wycen i umów
W procesie sprzedażowym wsparcie Vario obejmuje wiele akcji związanych przyspieszeniem działania użytkownika w zakresie z przygotowania ofert, wyceny, przygotowaniem treści umowy czy rozpoczęcia realizacji umowy. Na pierwszym etapie system pozwala rejestrować zapytania ofertowe z różnych źródeł np. e-mail, zeskanowane dokumenty, drag-drop czy portale publiczne.
Na podstawie klasyfikacji zapytania i zebranych materiałów Vario umożliwia wygenerowanie oferty na podstawie opracowanych wzorców z kompletem dokumentacji uzupełniającej. W ofercie dostępny jest arkusz wyceny oparty na cennikach automatycznie aktualizowanych do czasu zatwierdzenia oferty. Zaakceptowana wycena czy pozycje wyceny są automatycznie przenoszone do treści oferty oraz znacznik – certyfikat autoryzacji.
Workflow umów sprzedażowych z podpisem elektronicznym
Oznaczenie oferty jako przyjętej automatycznie przenosi proces sprzedażowy do etapu wygenerowania umowy. Vario automatycznie wypełnia dane opisujące umowę i kompletuje dokumentację z wcześniejszych etapów, przenosi istotne dane do treści wzorca umowy. Dokument trafia do akceptacji przez odpowiednie osoby w organizacji zgodnie z zaprojektowaną wcześniej ścieżką i następuje etap składania podpisów (podpisy elektroniczne kwalifikowane i niekwalifikowane) z możliwością przesłania umowy w procesie do podpisu elektronicznego przez kontrahenta. Ten etap znacząco przyspiesza obieg umów sprzedażowych i sprzyja szybkiej realizacji transakcji, nawet gdy większość osób w procesie pracuje zdalnie.
Przez wszystkie etapy Vario wspiera użytkownika również przy rejestrowaniu oraz generowaniu korespondencji i automatycznej rejestracji kontaktów z kontrahentem. Wszystkie wykonane aktywności użytkownika (telefon, terminy, korespondencja e-mail, notatki) są kojarzone z kontrahentem i widoczne na każdym etapie procesu z automatycznym umieszczeniem istotnych dat w terminarzu i ustawianiem przypomnień i alertów przed upływem krytycznych terminów.
