System zarządzania dokumentami – czym jest DMS?

Usprawniając obieg dokumentów w firmie można nie tylko przyspieszyć część procesów biznesowych, ale również podnieść ich jakość. Umożliwia to między innymi system DMS, czyli system zarządzania dokumentami. Czym on jest? Dlaczego warto go wdrożyć? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Czym jest system zarządzania dokumentami DMS?

System DMS (z ang. Document Management System) to oprogramowanie, które umożliwia przechowywanie, kategoryzowanie, dekretowanie oraz akceptację dokumentów, które są niezbędne do prowadzenia firmy. Co więcej, system DMS usprawnia również proces obiegu dokumentów umożliwiając ich wyszukiwanie oraz udostępnianie zarówno w obrębie danej firmy, jak i na zewnątrz. Istotne w tym przypadku jest to, że system DMS jest w stanie zautomatyzować obieg dokumentów w firmie, a co za tym idzie nie tylko przyspieszyć ich obsługę, ale również ograniczyć ilość błędów, czy podnieść jakość realizowanych procesów.

Różnice pomiędzy DMS, ECM, a EIM

Chcąc wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie warto wiedzieć, że sprawną obsługę dokumentów umożliwia nie tylko system DMS, ale również systemy EMC oraz EIM. Czym różnią się poszczególne rozwiązania? Aby je przedstawić należy wyjaśnić poszczególne definicje, co pozwoli odnieść się do obszaru obejmowania każdego systemu. Document Management System, czyli system DMS, to jak już wspomniano oprogramowanie umożliwiające zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Jest to bowiem system informatyczny służący do organizowania oraz przetwarzania dokumentów elektronicznych. W praktyce jego działanie obejmuje znacznie więcej niż tylko elektroniczną archiwizację dokumentów, ponieważ system DMS umożliwia również cyfrowe zarządzanie procesami biznesowymi opartymi na dokumentach. Jeszcze szerszy zakres ma ECM, czyli z ang. Enterprise Content Management, ponieważ jest to system służący do przetwarzania wszelkiego rodzaju cyfrowych danych w firmie. Obsługuje zatem nie tylko dokumenty w klasycznym znaczeniu, ale umożliwia również zarządzanie oraz przetwarzanie wszystkich innych istotnych informacji. Za cyfrowe zarządzanie informacją odpowiadać może również system EIM, czyli z ang. Enterprise Information Management. W odróżnieniu od ECM zarządzanie tego typu obejmuje wszechstronne możliwości oferowane przez wykorzystywane systemy teleinformatyczne.

Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania dokumentami w firmie?

Chcąc usprawnić obieg dokumentów w firmie warto wdrożyć system DMS, dzięki któremu obsługa dokumentów będzie jeszcze szybsza i dokładniejsza. Document Management System to rozwiązanie, które posiada bowiem wiele zalet, wśród których należy wymienić przede wszystkim:

• funkcjonalność, ponieważ system DMS umożliwia nie tylko archiwizowanie, ale również katalogowanie, wyszukiwanie, przetwarzanie, czy udostępnianie firmowych dokumentów;
• wygodę, ponieważ wdrażając elektroniczny obieg dokumentów przechowywanie dokumentacji staje się nie tylko znacznie łatwiejsze, ale odpowiada również obowiązującym przepisom;
• możliwość dopasowania do potrzeb danej firmy oraz specyfiki jej działalności, ponieważ system DMS można wykorzystywać zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach niezależnie od branży, w której działają;
• bezpieczeństwo, ponieważ system DMS, nie tylko ogranicza ryzyko fizycznej utraty dokumentu (dzięki jego cyfryzacji i zarchiwizowaniu), ale minimalizuje również ryzyko utraty danych na skutek m.in. działań cyberprzestępców;
• oszczędność kosztów, ponieważ obsługując dokumenty w wersji cyfrowej można nie tylko przyspieszyć realizację procesów biznesowych, ale również zrezygnować z niektórych kosztów, np. usług kurierskich, czy drukowania;
• możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, czego przykładem może być oprogramowanie ERP ułatwiające zarządzanie jej zasobami.

Podsumowując należy stwierdzić, że system zarządzania dokumentami to oprogramowanie, którego wdrożenie pozwala osiągnąć firmie wiele korzyści. W efekcie ułatwia jej nie tylko dalszy rozwój, ale umożliwia również uzyskanie przewagi nad konkurencją, co jest możliwe dzięki automatyzacji procesów biznesowych.