Zarządzanie korespondencją w firmie obejmuje dziś znacznie więcej niż samo odbieranie i wysyłanie listów. Dokumenty mogą wpływać do organizacji w formie papierowej i elektronicznej, następnie wymagają rejestracji, przekazania do właściwej osoby, archiwizacji oraz – w wielu przypadkach – dalszego przetwarzania. Przy dużej skali ręczna obsługa tych procesów staje się czasochłonna i zwiększa ryzyko pomyłek.
Nowoczesne narzędzia pozwalają połączyć elektroniczny obieg dokumentów z automatyzacją fizycznej korespondencji. Systemy informatyczne wspierają rejestrowanie i dystrybucję dokumentów, natomiast urządzenia takie jak kopertownice, adresarki czy otwieraczki usprawniają przygotowanie i odbiór dużej liczby przesyłek.
Systemy zarządzania korespondencją
System zarządzania korespondencją umożliwia rejestrowanie, monitorowanie, przechowywanie i wyszukiwanie informacji dotyczących dokumentów przychodzących oraz wychodzących.
W praktyce może automatyzować m.in. rejestrację dokumentu, przypisanie go do odpowiedniej sprawy lub pracownika, kontrolę terminów oraz historię jego przetwarzania. Firma zyskuje dzięki temu lepszą kontrolę nad tym, gdzie znajduje się dokument i kto odpowiada za jego obsługę.
Integracja z systemami ERP, CRM czy innymi aplikacjami biznesowymi dodatkowo ogranicza konieczność ręcznego przepisywania informacji pomiędzy systemami.
Digitalizacja korespondencji papierowej
Papierowa korespondencja może zostać włączona do cyfrowego obiegu dokumentów już bezpośrednio po jej otrzymaniu. Dokument jest skanowany, rejestrowany w systemie i przekazywany elektronicznie do odpowiedniego pracownika lub działu.
Ważnym elementem tego procesu jest OCR, czyli technologia rozpoznawania tekstu. Pozwala ona przekształcić zawartość zeskanowanego dokumentu w dane możliwe do dalszego przetwarzania.
Dzięki temu informacje znajdujące się np. na fakturze, formularzu czy piśmie mogą zostać automatycznie odczytane i wykorzystane w kolejnych etapach procesu. Ogranicza to ręczne wprowadzanie danych i ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
Automatyzacja korespondencji wychodzącej
W firmach przygotowujących setki lub tysiące przesyłek ręczne składanie dokumentów, wkładanie ich do kopert, adresowanie i przygotowywanie do wysyłki zajmuje znaczną ilość czasu.
Proces ten mogą usprawnić urządzenia przeznaczone do obsługi korespondencji masowej, takie jak:
- adresarki,
- kopertownice,
- frankownice.
Kopertownica może automatycznie pobrać dokumenty, złożyć je, umieścić w kopercie i zamknąć przesyłkę. Adresarka automatyzuje natomiast nanoszenie danych adresowych.
Rozwiązania tego rodzaju mają szczególne znaczenie w organizacjach, które regularnie wysyłają dużą liczbę faktur, rozliczeń, zawiadomień, decyzji lub innej korespondencji indywidualnej.
Automatyzacja korespondencji przychodzącej
Usprawnienia mogą obejmować również początek procesu, czyli odbieranie tradycyjnych przesyłek.
Przy większej liczbie listów pomocne są otwieraczki do korespondencji, które przyspieszają przygotowanie dokumentów do dalszej rejestracji i digitalizacji.
Po otwarciu korespondencja może zostać zeskanowana, rozpoznana przez OCR i automatycznie przekazana do właściwego procesu elektronicznego.
Dzięki temu papierowy dokument możliwie szybko zostaje włączony do cyfrowego obiegu informacji w firmie.
Bezpieczna obsługa korespondencji masowej
Automatyzacja korespondencji to nie tylko kwestia szybkości. Istotnym aspektem jest również ograniczenie liczby osób mających bezpośredni dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe lub poufne informacje biznesowe.
Przy ręcznej obsłudze dużych wysyłek dokumenty są sortowane, składane, wkładane do kopert i adresowane przez pracowników. Im więcej takich operacji, tym więcej etapów, na których może dojść do pomyłki – np. umieszczenia dokumentu w niewłaściwej kopercie.
Automatyzacja pozwala ograniczyć liczbę ręcznych czynności i ustandaryzować cały proces. Ma to szczególne znaczenie w przypadku korespondencji zawierającej faktury, dane klientów, informacje finansowe, dokumentację pracowniczą czy inne dane chronione.
Rozwiązania do automatycznej obsługi korespondencji mogą więc stanowić jeden z elementów organizacyjnych i technicznych wspierających ochronę informacji oraz realizację procedur związanych z RODO.
Bezpieczeństwo korespondencji elektronicznej i obiegu dokumentów
Ochrona informacji nie kończy się na zamknięciu dokumentu w kopercie. W systemach elektronicznych ważne jest również kontrolowanie tego, kto może dokument wyświetlić, edytować, przekazać lub usunąć.
System zarządzania dokumentami może umożliwiać nadawanie użytkownikom określonych uprawnień oraz rejestrowanie wykonywanych operacji. Dzięki temu można odtworzyć historię dokumentu i ustalić, kto wykonywał określone działania.
Podobne mechanizmy mogą obejmować urządzenia wykorzystywane do drukowania, kopiowania i skanowania. Rozwiązania oferowane przez producentów takich jak Kyocera mogą wspierać kontrolowanie procesów realizowanych za pomocą urządzeń drukujących.
Dotyczy to zarówno drukarek, jak i urządzeń wielofunkcyjnych, które często stanowią punkt wejścia dokumentów papierowych do cyfrowego obiegu informacji.
Zarządzanie przesyłkami w firmie
Korespondencja biurowa obejmuje również przesyłki kurierskie i paczki. Przy większej liczbie wysyłek problemem może stać się kontrolowanie ich parametrów, kosztów oraz statusu.
Rozwiązania takie jak Parcel Kiosk mogą wspierać przygotowywanie przesyłek poprzez ich pomiar, ważenie i rejestrowanie w systemie.
Ułatwia to standaryzację procesu wysyłkowego i ogranicza sytuacje, w których pracownik musi ręcznie wykonywać wiele kolejnych czynności związanych z przygotowaniem paczki.
Zarządzanie korespondencją a RODO
Korespondencja firmowa bardzo często zawiera dane osobowe. Dlatego sposób jej obsługi powinien uwzględniać nie tylko efektywność operacyjną, lecz również zasady ochrony informacji.
W praktyce oznacza to m.in. ograniczanie dostępu do dokumentów do osób, które rzeczywiście go potrzebują, kontrolowanie obiegu korespondencji oraz ograniczanie liczby ręcznych operacji wykonywanych na dokumentach.
Automatyzacja nie zastępuje odpowiednich procedur organizacyjnych, ale może zmniejszyć liczbę punktów, w których dokument trafia bezpośrednio w ręce pracownika.
Znaczenie mają również mechanizmy rejestrowania operacji. Możliwość sprawdzenia historii dokumentu pomaga ustalić, na jakim etapie procesu się znajduje oraz kto wykonywał na nim określone działania.
Poznaj również kluczowe strategie ochrony korespondencji w firmie.
Jak połączyć fizyczną i elektroniczną obsługę korespondencji?
Największe możliwości daje połączenie kilku rodzajów narzędzi w jeden proces.
Korespondencja przychodząca może zostać automatycznie otwarta, zeskanowana i rozpoznana przez OCR, a następnie zarejestrowana w systemie i przekazana do właściwego pracownika. W przypadku korespondencji wychodzącej dokument przygotowany w systemie może zostać wydrukowany, automatycznie złożony, umieszczony w kopercie, zaadresowany i przygotowany do wysyłki.
Takie podejście pozwala ograniczyć liczbę ręcznych czynności wykonywanych na styku dokumentów papierowych i cyfrowych.
Nowoczesne zarządzanie korespondencją w biurze
Nie istnieje jedno narzędzie odpowiadające za cały proces zarządzania korespondencją. Efektywne rozwiązanie zwykle łączy systemy informatyczne z urządzeniami automatyzującymi pracę z dokumentami i przesyłkami.
System elektronicznego obiegu dokumentów odpowiada za rejestrację, dystrybucję i kontrolę informacji. OCR pomaga przekształcać dokumenty papierowe w dane cyfrowe. Kopertownice, adresarki i otwieraczki ograniczają ręczną pracę przy korespondencji masowej, a rozwiązania do zarządzania przesyłkami usprawniają proces wysyłkowy.
Efektem jest sprawniejszy przepływ korespondencji, mniejsze ryzyko błędów oraz większa kontrola nad dokumentami i zawartymi w nich informacjami.
