Jak zorganizować drukowanie w kancelarii prawnej? Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie bezpiecznego i centralnie zarządzanego środowiska druku, które zapewnia kontrolę nad dokumentami, przewidywalne koszty oraz szybki dostęp do urządzeń dla wszystkich pracowników.
Jakie wymagania stawia kancelaria prawna wobec środowiska druku?
Środowisko druku w kancelarii różni się od tego, które spotykamy w większości firm. Najczęściej drukowane są dokumenty zawierające dane osobowe, tajemnicę zawodową oraz informacje objęte poufnością. Każdy wydruk powinien być dostępny wyłącznie dla uprawnionej osoby, a urządzenia muszą zapewniać wysoką dostępność i niezawodność. Dobrze zaprojektowane środowisko druku powinno zapewniać: bezpieczeństwo dokumentów, wysoką jakość wydruków, szybkie skanowanie dokumentów, łatwe zarządzanie urządzeniami, kontrolę kosztów, minimalizację przestojów.
Jakie problemy najczęściej występują w kancelariach?
Wiele kancelarii rozwijało swoją infrastrukturę przez lata. Wiele kancelarii rozwijało swoje środowisko druku stopniowo, wraz z rozwojem organizacji i pojawiającymi się potrzebami biznesowymi. W efekcie często funkcjonują w nich urządzenia różnych producentów, odrębne umowy serwisowe oraz rozproszone procesy związane z obsługą wydruków. Utrudnia to monitorowanie kosztów, planowanie eksploatacji i szybkie reagowanie na awarie.
Dodatkowym problemem są dokumenty pozostawiane na drukarkach oraz ręczne zamawianie materiałów eksploatacyjnych, które angażuje czas pracowników administracyjnych lub działu IT. Każdy z tych problemów z osobna może wydawać się niewielki, jednak ich połączenie prowadzi do wzrostu kosztów, większego ryzyka błędów oraz obniżenia efektywności pracy całej kancelarii.
Pojedynczy problem zwykle nie jest kosztowny, jednak ich suma znacząco wpływa na efektywność pracy całej kancelarii.
Jak ograniczyć koszty drukowania w kancelarii?
Największe oszczędności nie wynikają z zakupu najtańszej drukarki.
Znacznie większy wpływ mają:
- odpowiedni dobór urządzeń,
- ograniczenie liczby modeli,
- automatyczne monitorowanie stanu urządzeń,
- zmniejszenie liczby nieodebranych wydruków,
- centralne zarządzanie środowiskiem druku,
- przewidywalny model serwisowania.
W wielu kancelariach pozwala to znacząco ograniczyć całkowity koszt utrzymania środowiska druku.
Czy lepiej kupić urządzenie czy zdecydować się na wynajem?
Oba modele mają swoje zalety. Zakup urządzenia oznacza jednorazową inwestycję oraz samodzielne zarządzanie serwisem, materiałami eksploatacyjnymi i utrzymaniem urządzenia. Coraz więcej kancelarii wybiera jednak model wynajmu, ponieważ obejmuje:
- urządzenie,
- serwis,
- tonery,
- monitoring,
- wsparcie techniczne,
- przewidywalą miesięczną opłatę.
Takie rozwiązanie pozwala skoncentrować się na pracy kancelarii zamiast na utrzymaniu infrastruktury.
Jak zabezpieczyć poufne dokumenty podczas drukowania?
Jednym z najczęstszych zagrożeń jest pozostawienie wydrukowanych dokumentów na tacy odbiorczej. Rozwiązaniem jest bezpieczny wydruk (Secure Print). Mechanizm działa w prosty sposób:
- użytkownik wysyła dokument do drukarki,
- dokument oczekuje w pamięci urządzenia,
- wydruk następuje dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika, np. kodem PIN lub kartą.
Dzięki temu dokument nie trafia do nieuprawnionych osób.
Czym jest wydruk podążający?
W większych kancelariach coraz częściej stosowany jest wydruk podążający (Follow Me Printing). Użytkownik wysyła dokument tylko raz, a następnie może odebrać go na dowolnym autoryzowanym urządzeniu w organizacji.
Korzyści obejmują:
- większą elastyczność,
- krótszy czas oczekiwania,
- wyższy poziom bezpieczeństwa,
- mniejszą liczbę nieodebranych wydruków.
Jak monitorować środowisko druku?
Nowoczesne zarządzanie drukiem nie polega na ręcznym sprawdzaniu liczników urządzeń.
Dedykowane systemy umożliwiają:
- monitorowanie stanu urządzeń,
- automatyczne zgłaszanie awarii,
- informowanie o niskim poziomie tonera,
- analizę kosztów,
- raportowanie wykorzystania urządzeń.
Przykładem takiego rozwiązania jest system Princity, który monitoruje parametry techniczne urządzeń i liczniki wydruków. System nie analizuje treści dokumentów ani ich zawartości, dzięki czemu nie ingeruje w poufność informacji przetwarzanych przez kancelarię.
Jak wybrać urządzenie do kancelarii prawnej?
Nie istnieje jedno urządzenie odpowiednie dla każdej kancelarii. Przy wyborze warto uwzględnić:
- liczbę użytkowników,
- miesięczną liczbę wydruków,
- udział dokumentów kolorowych,
- potrzebę skanowania,
- wymagania dotyczące bezpieczeństwa,
- planowany rozwój kancelarii.
Mniejsze zespoły często wybierają wydajne urządzenia A4, natomiast większe kancelarie korzystają z centralnych urządzeń A3 obsługujących wiele stanowisk pracy.
Jak wygląda wdrożenie środowiska druku?
Proces wdrożenia zwykle obejmuje kilka etapów:
- analizę obecnego środowiska,
- dobór odpowiednich urządzeń,
- konfigurację zabezpieczeń,
- wdrożenie systemu zarządzania drukiem,
- szkolenie użytkowników,
- bieżący monitoring oraz serwis.
Takie podejście pozwala uniknąć przestojów i zapewnia płynne przejście na nowe rozwiązanie.
Przykład wdrożenia w kancelarii prawnej
Rozwiązania Arcus wykorzystuje obecnie ponad 580 kancelarii prawnych. Jednym z przykładów jest kancelaria Domański Zakrzewski Palinka, która zdecydowała się na model usługi obejmujący urządzenia, serwis oraz kompleksową obsługę środowiska wydruku.
Jak podkreśla Marek Laskowski, Dyrektor IT:
„Dużo efektywniejszy kosztowo okazał się model kupienia środowiska wydruku jako usługi.”
To pokazuje, że odpowiednio zaprojektowane środowisko druku może jednocześnie zwiększać bezpieczeństwo, upraszczać zarządzanie oraz ograniczać koszty utrzymania infrastruktury.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy drukowanie nadal jest ważne w kancelarii prawnej?
Tak. Mimo cyfryzacji wiele dokumentów nadal jest drukowanych ze względów formalnych, organizacyjnych lub procesowych.
- Jak chronić poufne dokumenty podczas drukowania?
Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest bezpieczny wydruk, który wymaga uwierzytelnienia użytkownika przed rozpoczęciem drukowania.
- Czy wynajem urządzenia obejmuje serwis?
Najczęściej tak. W zależności od oferty może obejmować również materiały eksploatacyjne, monitoring oraz wsparcie techniczne.
- Jak monitorować koszty drukowania?
Najlepiej wykorzystać system zarządzania drukiem, który automatycznie zbiera dane o pracy urządzeń i przygotowuje raporty dotyczące wykorzystania infrastruktury.
Jak wybrać rozwiązanie dla swojej kancelarii?
Nie każda kancelaria potrzebuje takiego samego środowiska druku. Liczba użytkowników, miesięczny wolumen dokumentów, wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz sposób organizacji pracy mają bezpośredni wpływ na dobór urządzeń i model ich finansowania.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto przeanalizować obecne środowisko i porównać dostępne rozwiązania. W Arcus od wielu lat projektujemy i wdrażamy środowiska druku dla kancelarii prawnych, pomagając dobrać urządzenia, oprogramowanie oraz model współpracy najlepiej dopasowany do potrzeb organizacji. Dzięki temu kancelarie zyskują przewidywalne koszty, profesjonalny serwis oraz większą kontrolę nad bezpieczeństwem dokumentów.
