Szukasz odpowiedzi na pytanie, jaka drukarka do kancelarii prawnej będzie najlepszym wyborem? W tym poradniku wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę podczas wyboru urządzenia, jakie funkcje są kluczowe w kancelarii oraz dlaczego coraz więcej kancelarii prawnych wybiera wynajem drukarek zamiast zakupu. Jeżeli zależy Ci na bezpieczeństwie danych klientów, niezawodności oraz przewidywalnych kosztach, ten artykuł pomoże Ci podjąć właściwą decyzję.
Jaka drukarka do kancelarii prawnej będzie najlepsza?
Nie każda drukarka biurowa sprawdzi się w kancelarii prawnej. Środowisko pracy kancelarii znacząco różni się od typowego biura. Każdego dnia drukowane są:
- umowy,
- pozwy,
- pisma procesowe,
- opinie prawne,
- dokumenty zawierające dane osobowe,
- dokumenty objęte tajemnicą zawodową.
Dlatego drukarka do kancelarii prawnej powinna być projektowana przede wszystkim z myślą o:
- bezpieczeństwie informacji,
- wysokiej dostępności,
- szybkim skanowaniu dokumentów,
- niskim koszcie eksploatacji,
- łatwym zarządzaniu przez dział IT lub administratora.
To właśnie te elementy decydują o całkowitym koszcie użytkowania urządzenia przez kolejne lata.
Jakie funkcje powinna mieć drukarka dla kancelarii?
1. Bezpieczny wydruk (Secure Print)
Jednym z największych problemów w kancelariach są dokumenty pozostawiane na tacach odbiorczych. Nowoczesna drukarka powinna umożliwiać:
- wydruk po wpisaniu kodu PIN,
- autoryzację kartą,
- autoryzację loginem i hasłem,
- odbiór dokumentów dopiero po podejściu użytkownika do urządzenia.
Dzięki temu poufne informacje nie trafiają do nieuprawnionych osób.
2. Szybkie skanowanie dokumentów
Każda kancelaria digitalizuje coraz więcej dokumentów. Dobra drukarka powinna oferować:
- automatyczny podajnik dokumentów,
- skanowanie dwustronne,
- szybkie przesyłanie do folderów sieciowych,
- wysyłkę na e-mail,
- integrację z systemami obiegu dokumentów.
3. Niskie koszty eksploatacji
Cena zakupu urządzenia to tylko niewielka część całkowitych kosztów. Znacznie ważniejsze są:
- koszt tonera,
- trwałość bębna,
- pobór energii,
- awaryjność,
- koszty serwisu,
- czas przestoju urządzenia.
Dlatego wiele kancelarii wybiera obecnie usługę Managed Print Services (MPS) zamiast samodzielnego utrzymywania infrastruktury.
4. Monitoring urządzeń
Administrator powinien wiedzieć:
- ile urządzeń pracuje,
- jaki jest poziom tonerów,
- kiedy kończą się materiały,
- które urządzenie wymaga serwisu.
Nowoczesne systemy monitoringu, takie jak Princity, automatycznie zbierają informacje o stanie urządzeń oraz licznikach. Nie analizują natomiast treści drukowanych dokumentów ani danych klientów.
Drukarka laserowa czy atramentowa do kancelarii?
W zdecydowanej większości przypadków kancelarie wybierają urządzenia laserowe. Dlaczego?
- większa trwałość,
- niższy koszt wydruku,
- większa szybkość,
- wyższa niezawodność,
- wysoka wydajność przy dużej liczbie dokumentów.
Nowoczesne urządzenia laserowe są projektowane z myślą o intensywnej pracy przez wiele lat.
Kupić czy wynająć drukarkę do kancelarii?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Coraz więcej kancelarii wybiera wynajem drukarki zamiast zakupu. Powody są proste:
- brak wysokiej inwestycji na start,
- jedna miesięczna opłata,
- serwis w cenie,
- materiały eksploatacyjne w cenie,
- przewidywalne koszty,
- brak ryzyka awarii.
Model ten pozwala skupić się na obsłudze klientów zamiast zarządzaniu sprzętem.
Przykład wdrożenia – kancelaria DZP
Dobrym przykładem jest kancelaria Domański Zakrzewski Palinka (DZP).
Jak podkreśla Marek Laskowski, Dyrektor IT kancelarii:
„Oferta Arcusa i Kyocery okazała się najlepsza. Arcus jest firmą, która znajduje się wśród liderów polskiego rynku w tym obszarze. Dodatkowo dostarcza rozwiązania Kyocery, które również są absolutnie numerem 1, jeśli chodzi o wysoko wymagające, wysokowydajne i wysokosprawne środowisko wydruku.”
Model usługi pozwolił kancelarii przenieść odpowiedzialność za utrzymanie środowiska druku na wyspecjalizowanego partnera oraz zoptymalizować całkowite koszty eksploatacji.
Jakie drukarki polecamy do kancelarii prawnych?
Dobór urządzenia zależy od liczby użytkowników oraz sposobu pracy.
Dla mniejszych kancelarii
KYOCERA ECOSYS MA5500ifx
Sprawdzi się w zespołach liczących kilka lub kilkanaście osób.
Najważniejsze zalety:
- druk do 55 stron/min,
- szybkie skanowanie,
- niskie koszty eksploatacji,
- kompaktowe wymiary,
- wysoka niezawodność.
Dla średnich i dużych kancelarii
KYOCERA MZ2501ci
To centralne urządzenie do obsługi całego obiegu dokumentów.
Zapewnia:
- druk A3 i A4,
- kopiowanie,
- skanowanie,
- kontrolę dostępu użytkowników,
- bezpieczny wydruk,
- wysoką wydajność.
Dlaczego kancelarie wybierają Arcus?
Od wielu lat wspieramy kancelarie prawne w projektowaniu nowoczesnych środowisk druku.
Nasze rozwiązania obejmują:
- analizę obecnych kosztów,
- dobór urządzeń,
- wdrożenie bezpiecznego wydruku,
- monitoring floty urządzeń,
- serwis w całej Polsce,
- szkolenia użytkowników,
- wsparcie techniczne.
Obsługujemy ponad 580 kancelarii prawnych, pomagając ograniczać koszty i zwiększać bezpieczeństwo pracy z dokumentami.
Najważniejsze wnioski
Jeżeli wpisujesz w wyszukiwarkę frazę „drukarka do kancelarii prawnej”, warto pamiętać, że najlepsze rozwiązanie to nie zawsze urządzenie o najniższej cenie.
Znacznie większe znaczenie mają:
- bezpieczeństwo danych klientów,
- całkowity koszt użytkowania,
- niezawodność,
- jakość serwisu,
- możliwość rozbudowy środowiska,
- zgodność z wymaganiami RODO i politykami bezpieczeństwa organizacji.
Dobrze dobrana drukarka staje się elementem infrastruktury IT kancelarii, a nie tylko urządzeniem do drukowania.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Najlepiej sprawdzają się wydajne urządzenia laserowe oferujące bezpieczny wydruk, szybkie skanowanie, niskie koszty eksploatacji oraz możliwość centralnego zarządzania.
Coraz więcej kancelarii wybiera wynajem. Pozwala on uniknąć wysokiej inwestycji początkowej oraz zapewnia serwis i materiały eksploatacyjne w jednej miesięcznej opłacie.
Tak. Funkcja Secure Print ogranicza ryzyko pozostawienia poufnych dokumentów na urządzeniu i umożliwia ich odbiór dopiero po autoryzacji użytkownika.
Najlepsze efekty przynosi analiza obecnego środowiska, konsolidacja urządzeń, wdrożenie monitoringu floty oraz przejście na model Managed Print Services.
Do mniejszych kancelarii często wybierana jest KYOCERA ECOSYS MA5500ifx, natomiast większe zespoły korzystają z urządzeń A3, takich jak KYOCERA MZ2501ci.
Nie. System Princity monitoruje wyłącznie parametry techniczne urządzeń i liczniki wydruków. Nie pobiera treści drukowanych dokumentów ani informacji o ich zawartości.
Arcus od wielu lat projektuje i wdraża bezpieczne środowiska druku dla kancelarii prawnych w całej Polsce. Oferuje urządzenia KYOCERA, FUJIFILM, usługę wynajmu, serwis, monitoring floty oraz rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo i efektywność pracy z dokumentami.
