Logo dziennika "Rzeczpospolita"


Oszczędności,  jakie można wygenerować obniżając koszt druku w przedsiębiorstwie to, szacunkowo, nawet kilka procent rocznych wydatków. Można jednak ograniczyć wydatki nawet o połowę, stosując ekonomiczne drukarki lub dzierżawiąc urządzenia biurowe. Dobrym rozwiązaniem, głównie dla małych firm zatrudniających od kilku do kilkunastu pracowników,  jest dzierżawa drukarek i kopiarek.

– To sposób na pozyskanie nowoczesnego sprzętu przy niewielkim nakładzie inwestycyjnym – mówi Łukasz Rumowski z Arcus SA. – Miesięczny czynsz oraz koszty eksploatacji stanowią niewielki ułamek budżetu, jaki należałoby przeznaczyć na zakup maszyn. Wiele przedsiębiorstw pracuje na technicznie sprawnych, ale przestarzałych maszynach, których eksploatacja dużo kosztuje, a często są też niedostosowane do potrzeb firmy.

– Przykładem błędnego wykorzystania drukarki jest m.in. stawianie urządzenia mogącego drukować w formacie A3 tam, gdzie go nikt nie potrzebuje – mówi Łukasz Rumowski. – Kolejnym elementem, o którym często się nie pamięta, jest pobór energii. I nie chodzi tylko o prąd zużywany podczas drukowania. Ważne jest też jego zużycie podczas czuwania (w dłuższym okresie może się okazać droższe niż energia wykorzystywana do druku) czy pobór energii podczas wybudzenia z czuwania – im szybciej drukarka startuje, tym więcej potrzebuje energii.

Ponadto różnorodność maszyn, ich liczba w firmie powoduje konieczność magazynowania sporych ilości części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych, które mają wpływ na koszty druku. – Problemy te i koszty z nimi związane są dostrzegane, ale wielu szefów zakłada, że gruntownej zmiany sytuacji nie da się osiągnąć bez kosztownych inwestycji. To błędne myślenie – dodaje Rumowski.

Dzierżawa

Dzierżawiąc urządzenia biurowe, firma nie kupuje sprzętu, lecz płaci dostawcy co miesiąc za zrealizowaną usługę.

– Dla spółek handlowych istotnym argumentem przemawiającym za dzierżawą jest możliwość finansowania jej z bieżących środków obrotowych. Niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie nie naruszają płynności finansowej – mówi Łukasz Rumowski.

Ponadto opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżają wiec podatek dochodowy. Oferta dzierżawy firmy Arcus dotyczy praktycznie całego asortymentu urządzeń biurowych, od drukarki do biura i rozbudowanych urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej marki Kyocera, które są znane z niskich kosztów użytkowania i wysokiej wydajności oraz trwałości, przez system wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes po oprogramowanie służące do zarządzania obiegiem dokumentów. Zaletą dzierżawy jest przeniesienie odpowiedzialności za sprawne funkcjonowanie urządzeń na ich właściciela, który ponosi również koszty amortyzacji czy ubezpieczenia. Usługodawca dba o dostawy tonerów, bębnów, przeglądy urządzeń, ich konserwacje, wymianę części i materiałów eksploatacyjnych, dostarczenie urządzenia zastępczego w razie awarii czy aktualizację oprogramowania.

– W razie zdarzenia, z powodu którego urządzenie zostanie uszkodzone, dostawca na swój koszt wymienia je na nowe. Takie rozwiązanie daje klientowi pewność, że będzie mógł korzystać z urządzeń nawet w sytuacjach kryzysowych, zapobiega pojawieniu się przestojów w pracy. Ten sposób zarządzania urządzeniami zwalnia też pracowników zarówno przedsiębiorstw, jak i urzędów z angażowania się w obsługę techniczną urządzeń – wyjaśnia Łukasz Rumowski.

Prawdę powie audyt

Duże instytucje, w których zarządzanie dokumentem jest elementem codziennej pracy,  bardzo często mają zróżnicowany park urządzeń drukujących i kopiujących różnych producentów i w rozmaitym wieku. Ta różnorodność powoduje, że trudno zachować pełną kontrolę nad kosztami. W zapanowaniu nad nimi może pomóc audyt druku. Taką usługę oferuje np. Arcus. Audyt może być przeprowadzony na kilku poziomach. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach – ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii.

Podczas bardziej szczegółowych badań określa się m. in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są urządzenia, co pozwala stwierdzić, czy maszyna jest wykorzystywana do odpowiedniej pracy. Badanie wykazuje też, kto i w jaki sposób używa maszyn, czyli ile i jakim kosztem drukują poszczególni pracownicy. Odpowiednio przeprowadzony audyt powinien się kończyć nie tylko wskazaniami, jak zmniejszyć koszty druku, lepiej wykorzystując posiadane urządzenia, ale też jak usprawnić zarządzanie drukowaniem i organizacją pracy biura.

Kolejnym sposobem na ograniczenie kosztów jest system zarządzania drukiem, który instaluje się w zależności od potrzeb firmy po przeprowadzonym audycie.

– Mowa tu o zaawansowanym oprogramowaniu, które umożliwia kontrolę urządzeń, zdalne administrowanie nimi, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów na użytkownika, departamenty, działy czy projekty – mówi Łukasz Rumowski. – Systemy pozwalają również na określenie obiegu dokumentów oraz wpływają na podwyższenie bezpieczeństwa przy ich przetwarzaniu, np. wydruk bezpieczny. W skład systemów druku wchodzą rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych. Polega to na tym, że maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy podejdzie do niej i uwierzytelni się pracownik zlecający zadanie. To ma wpływ również na obniżenie kosztów.

Konieczność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na drukarki dokumentach. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej kopii przed jej wydrukowaniem. Kolejne rozwiązania systemowe służą do archiwizacji danych, zdalnej kontroli urządzeń przez serwis techniczny, co pozwala na podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika. Tego typu zarządzanie drukowaniem daje firmie wiele korzyści. Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom. Szef może również określić limit drukowanych kopii dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika. Miesięczne raporty wykażą, kiedy i jaką liczbę kopii wydrukowała dana osoba.

– Takie systemy wywierają pewien psychologiczny wpływ na pracowników, którzy wówczas sami z siebie myślą o redukcji kosztów drukowania poprzez ograniczenie liczby  wydruków do niezbędnego minimum. O tego rodzaju rozwiązaniach powinny pomyśleć zwłaszcza większe firmy, które mają co najmniej kilka bądź kilkanaście drukarek – przekonuje Rumowski.

dsp

 

Sylwia Staszewska-Lisiak

Kancelaria Radców Prawnych A.Goźlińska, S.Staszewska-Lisiak i Wspólnicy

W związku z rozwojem naszej kancelarii  kilka lat temu rozpoczęliśmy poszukiwania urządzenia wielofunkcyjnego (drukowanie, kopiowanie, skanowanie etc.), które będzie bardziej wydajne niż ówcześnie przez nas posiadane, mniej awaryjne, ekonomiczne w eksploatacji, a przy tym będzie miało stosunkowo niewielkie rozmiary.  Po analizie oferty rynkowej i spotkaniach z przedstawicielami kilku producentów tego rodzaju urządzeń wybraliśmy urządzenie Kyocera FS-3140MFP KX, które spełniło wszystkie nasze oczekiwania. Z urządzenia tego korzystamy już od blisko trzech lat i w naszej ocenie jego zakup był trafnym wyborem.

Źródło: „Rzeczpospolita”, 3.09.2014. „Oszczędne zarządzanie w firmie i instytucji”.

Home&Aktualności


więcejmniej


więcejmniej