Managed Print Services (MPS) – słowniczek biurowy

Michał Gembal ARCUS SA

Michał Gembal ARCUS SA


Kontynuujemy publikację słowniczka, w którym wyjaśniamy znaczenie trudnych wyrazów i fraz z zakresu naszej działalności. Dzisiaj opisujemy hasło Managed Print Services.

MPS (Managed Print Services) – w ten sposób określa się podstawowe usługi związane z zarządzaniem wydrukami biurowymi. W praktyce jest to dobór urządzeń drukujących dopasowany do profilu działalności danej firmy. Dzięki MPS zakupione urządzenia odpowiadają realnym potrzebom danego biura, są także właściwie zlokalizowane i kontrolowane w taki sposób, aby ograniczyć niepotrzebne wydruki i związane z nimi koszty.

Można wyróżnić pięć kroków do wdrożenia MPS:

1. Oszacowanie

Większość firm jakie dokładnie koszty ponosi w związku z drukiem, ile dokumentów jest drukowanych w skali miesiąca, które działy drukują najwięcej, w wielu firmach brakuje ewidencji urządzeń oraz przypisania do nich kosztów. Pierwszym krokiem do wdrożenia Managed Print Services jest oszacowanie kosztów i zasobów związanych z drukiem.

2. Optymalizacja

Przeważnie polega na zmniejszeniu dużej liczby różnego rodzaju urządzeń drukujących, większymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Większe urządzenia oferują szybszy wydruk i mają większe, a co za tym idzie bardziej wydajne materiały eksploatacyjne.

3. Bieżąca analiza

Aby sprawdzić, czy wdrożone zmiany przynoszą zakładany skutek, należy mierzyć procesy związane z drukiem. Pomaga w tym oprogramowanie, które monitoruje liczbę wydruków i przypisuje je do poszczególnych użytkowników.

4. Serwis i dostawcy

Nowoczesne drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne same informują serwis np. o kończącym się tonerze czy uszkodzeniach. Pozwala to na automatyzację procesu zamawiania usług serwisowych czy materiałów eksploatacyjnych, a nawet zamawianie ich z pewnym wyprzedzeniem.

5. Jedno źródło

Optymalne środowisko druku składa się ze sprzętu jednej firmy, która całościowo odpowiada za serwis i materiały eksploatacyjne do urządzeń. Upraszcza to cały proces zarządzania drukiem.

Usługi klasy MPS oferują m.in: Kyocera, Xerox, Hewlett Packard (HP), OKI, Lexmark, Sharp, Olivetti, Ricoh, Canon.

Optymalizacja procesówZarządzanie dokumentem

KyoceraManaged Print Servicesmps


więcejmniej


więcejmniej