Zarządzanie informacją

Koszty druku mają duży wpływ na wynik finansowy firmy czy budżet administracji publicznej, ale niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę. Tymczasem tani druk jest możliwy – możemy przeczytać na stronach internetowych dziennika Rzeczpospolita.

W artykule „Koszty druku: wyższe niż myślisz” opublikowanym na stronach rp.pl możemy przeczytać, że aby zapewnić w organizacji tani druk należy precyzyjnie ustalić jego koszty. Według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów (nie tylko koszty druku) pochłaniają od 5 do nawet 15 proc. przychodów dużych firm. Eksperci firmy analitycznej Gartner uważają, że całościowa optymalizacja procesu druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc.

Tylko co dziesiąta firma zna i monitoruje koszty druku. Pierwszym krokiem do obniżenia kosztów druku jest uzmysłowienie sobie problemu. Pomóc może audyt druku, czyli określenie kosztów druku w firmie lub urzędzie. Eksperci Arcusa przeprowadzają audyt druku dla organizacji różnej wielkości.

W większości organizacji koszty wydruku są analizowane głównie pod kątem kosztów zakupu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Tymczasem zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego stanowi zaledwie od 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją. Dlatego analizując koszty druku należy brać pod uwagę total cost of ownership (TCO), czyli całkowity koszt posiadania aktywów przez organizację. TCO to nie tylko koszty zakupu, ale również koszty instalacji, użytkowania, utrzymywania, a także likwidacji aktywów (np. demontażu lub zgodnej z prawem utylizacji). Drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne Kyocera oferowane przez Arcus mają niższy TCO w porównaniu z produktami konkurencji, ponieważ dzięki unikalnej technologii ceramicznego bębna są niezwykle trwałe, co obniża koszty serwisu, oraz wydajne, co obniża koszt materiałów eksploatacyjnych.

Jak wyjaśnia w artykule Łukasz Rumowski z Arcusa solidnie przeprowadzony audyt druku powinien zawierać nie tylko rekomendacje dotyczące obniżenia kosztów druku i lepszego wykorzystania posiadanych urządzeń, ale również wskazówki, jak usprawnić organizację pracy biura.

Łukasz Rumowski podkreśla też, że często w firmach drukarki są źle wykorzystywane, np. udostępniane są możliwości druku kolorowego, który jest droższy, wszystkim pracownikom, bez względu na ich potrzeby. Niepotrzebne koszty generują też drogie materiały eksploatacyjne i częste awarie drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Aby zapewnić w biurze tani druk warto nie tylko zmienić urządzenia drukujące na drukarki laserowe i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera. Koszty druku pomaga ograniczyć system zarządzania drukiem, czyli oprogramowanie.

Umożliwia ono m.in. na zdalne zarządzanie drukarkami, aktualizację sterowników drukarek, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z podziałem na użytkownika, departamenty, działy czy projekty. Świadomość istnienia systemu monitorującego wpływa na pracowników, którzy starają się ograniczać liczbę wydruków do niezbędnego minimum. Im większa firma, tym większe są uzyskiwane dzięki temu oszczędności.

Zdaniem cytowanego w artykule Łukasza Rumowskiego oprogramowanie posiada też funkcje wpływające na podwyższenie bezpieczeństwa przy przetwarzaniu dokumentów, np. wydruk bezpieczny. Urządzenie drukujące obsługujące wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy pracownik zlecający zadanie uwierzytelni się kartą lub kodem PIN.

Artykuł wyjaśnia też ważne pojęcia: bęben ceramiczny, drukarka laserowa, urządzenie wielofunkcyjne (MFP), wydruk podążający, wydruk bezpośredni, wydruk bezpieczny, automatyczny podajnik dokumentów, finiszer, jednostka centralna, bank papieru lub kaseta i panel sterowania.

Pełna treść artykułu:

http://www.rp.pl/Telekomunikacja-i-IT/160929961-Koszty-druku-wyzsze-niz-myslisz.html

Zarządzanie dokumentem

Arcusdrukarki laserowekoszty drukuKyoceratani drukurządzenia wielofunkcyjnezarządzanie wydrukiem


    więcejmniej


    więcejmniej