Kontynuujemy publikację słowniczka, w którym wyjaśniamy znaczenie trudnych wyrazów i fraz z zakresu naszej działalności. Dzisiaj opisujemy hasło Managed Print Services.
MPS (Managed Print Services) – w ten sposób określa się podstawowe usługi związane z zarządzaniem wydrukami biurowymi. W praktyce jest to dobór urządzeń drukujących dopasowany do profilu działalności danej firmy. Dzięki MPS zakupione urządzenia odpowiadają realnym potrzebom danego biura, są także właściwie zlokalizowane i kontrolowane w taki sposób, aby ograniczyć niepotrzebne wydruki i związane z nimi koszty.
Można wyróżnić pięć kroków do wdrożenia MPS:
1. Oszacowanie
Większość firm jakie dokładnie koszty ponosi w związku z drukiem, ile dokumentów jest drukowanych w skali miesiąca, które działy drukują najwięcej, w wielu firmach brakuje ewidencji urządzeń oraz przypisania do nich kosztów. Pierwszym krokiem do wdrożenia Managed Print Services jest oszacowanie kosztów i zasobów związanych z drukiem.
2. Optymalizacja
Przeważnie polega na zmniejszeniu dużej liczby różnego rodzaju urządzeń drukujących, większymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Większe urządzenia oferują szybszy wydruk i mają większe, a co za tym idzie bardziej wydajne materiały eksploatacyjne.
3. Bieżąca analiza
Aby sprawdzić, czy wdrożone zmiany przynoszą zakładany skutek, należy mierzyć procesy związane z drukiem. Pomaga w tym oprogramowanie, które monitoruje liczbę wydruków i przypisuje je do poszczególnych użytkowników.
4. Serwis i dostawcy
Nowoczesne drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne same informują serwis np. o kończącym się tonerze czy uszkodzeniach. Pozwala to na automatyzację procesu zamawiania usług serwisowych czy materiałów eksploatacyjnych, a nawet zamawianie ich z pewnym wyprzedzeniem.
5. Jedno źródło
Optymalne środowisko druku składa się ze sprzętu jednej firmy, która całościowo odpowiada za serwis i materiały eksploatacyjne do urządzeń. Upraszcza to cały proces zarządzania drukiem.
Usługi klasy MPS oferują m.in: Kyocera, Xerox, Hewlett Packard (HP), OKI, Lexmark, Sharp, Olivetti, Ricoh, Canon.
