Digitalizacja dokumentów – co to? Jak ją wdrożyć?

Digitalizacja dokumentów to proces polegający na przetwarzaniu papierowych dokumentów do wersji cyfrowej, co jest odpowiedzią na zmieniające się potrzeby firmy. Jakie są jego zalety? W jaki sposób zaimplementować digitalizację w firmie? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Digitalizacja dokumentów – na czym polega?

Digitalizacja dokumentów, znana również jako cyfryzacja dokumentacji, to jak wspomniano we wstępie proces, w którym papierowe dokumenty zostają przekształcone do wersji cyfrowej. W efekcie zawarte w nich informacje stają się nie tylko łatwo dostępne, ale również bezpieczne. Archiwizacja dokumentów w wersji cyfrowej pozwala również zachować porządek oraz uniknąć sytuacji, w której dany dokument w niewiadomy sposób znika z archiwum. Sama digitalizacja dokumentacji sprowadza się z reguły do skanowania materiałów w wersji papierowej, dzięki czemu możliwe jest nie tylko wygodne ich przechowywanie i wyszukiwanie, ale również udostępnianie, podpisywanie, zatwierdzanie, rejestrowanie czy edytowanie. Wprowadzenie i pilnowanie spójnego systemu digitalizacji sprawia, że obieg dokumentów zostaje usprawniony, a firma uzyskuje w ten sposób wielopoziomowe korzyści. Wiele procesów można bowiem w ten sposób uprościć, a zbędne czynności, które zajmują czas, mogą zostać całkowicie wyeliminowane.

Digitalizacja dokumentów – zalety

Digitalizacja dokumentów to rozwiązanie, które wdraża coraz więcej firm. Jest to efekt licznych korzyści, które można w ten sposób uzyskać. Analizując najważniejsze zalety digitalizacji dokumentów wymienić należy bowiem:
• możliwość zaoszczędzenia znacznej ilości miejsca, ponieważ cyfrowe archiwum może znajdować się na dysku, serwerze bądź w chmurze;
• możliwość uporządkowania dokumentów, ponieważ digitalizacja ułatwia nie tylko ich przechowywanie, ale również katalogowanie;
• możliwość usprawnienia wielu różnych procesów, ponieważ obieg dokumentów staje się nie tylko szybszy, ale również lepiej zorganizowany;
• zredukowanie kosztów działalności, ponieważ digitalizacja dokumentów pozwala ograniczyć zużycie materiałów biurowych, czy wydatki związane z wysyłką tradycyjnej korespondencji;
• wzrost jakości obsługi klienta, ponieważ firma będzie w ten sposób postrzegana jako nowoczesna i dobrze zorganizowana.

Digitalizacja dokumentów – bezpieczeństwo

Poza wymienionymi w poprzednim akapicie zaletami, digitalizacja dokumentów niewątpliwie wpływa również na bezpieczeństwo. Rozpatrywać je należy zarówno w kontekście zabezpieczenia danych przed zniszczeniem, ponieważ digitalizacja ogranicza ryzyko między innymi zalania czy pożaru archiwum, jak i w kontekście ochrony przed wyciekami. Warto bowiem mieć świadomość, że wykorzystując nowoczesne rozwiązania informatyczne można nie tylko wdrożyć, ale również zabezpieczyć elektroniczny obieg dokumentów. W efekcie poszczególni pracownicy mogą mieć nadane dostępy do konkretnych dokumentów, a co za tym idzie znajdujących się w nich informacji. Ogranicza to ryzyko wycieku danych, czy dostępu do nich przez osoby nieuprawnione.

Jak możesz zaimplementować digitalizację w firmie?

Chcąc wdrożyć digitalizację dokumentów w firmie należy zdecydować najpierw czy w wersji cyfrowej będą przetwarzane i archiwizowane wszystkie dokumenty, czy może digitalizacja obejmie wyłącznie konkretne obszary. Następne konieczne jest zaimplementowanie odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli nie tylko skanować dokumenty papierowe, ale również je katalogować, wyszukiwać, czy udostępniać. Oczywiście powinno być ono dopasowane do potrzeb firmy, co pozwoli obsługiwać realizowane przez nią procesy. Skuteczna digitalizacja dokumentów nie może obejść się również bez narzędzia OCR, które potrafi rozpoznawać skanowany tekst, a co za tym idzie umożliwia nie tylko odczytywanie danych, ale także uzupełnianie dokumentów, czy ich edycję.

Podsumowując należy podkreślić, że digitalizacja to proces, który w dzisiejszych czasach jest nie tyle nowością, co koniecznością, ponieważ umożliwia usprawnienie działania firmy. Trudno jest również wyobrazić sobie bez niej elektroniczny obieg dokumentów, a jest to rozwiązanie, które przynosi naprawdę wiele korzyści.